Printbeheer: tijd voor een kritische blik

Printbeheer is voor veel organisaties vanzelfsprekend. Het is van oudsher zo gegroeid. Het geeft een veilig en vertrouwd gevoel. Het is immers ‘altijd al zo geweest’ en je blijft zelf in control. Tegelijk is er veel om aan te denken. On premise beheer kost tijd, energie en mankracht: meer dan je misschien in de gaten hebt.

Allereerst vraagt on premise beheer om de nodige investeringen. Denk aan printers en servers, switches, reserveonderdelen en aanleg van stroom en koeling (voor de servers). Dan zijn er nog tal van ‘verborgen kosten’, zoals stroomverbruik, afschrijving van servers en printers en downtime tijdens storingen of incidenten rondom de printers, servers, applicaties of infrastructuur.

IT-afdeling zelf verantwoordelijk voor printbeheer

Daar komt bij dat de IT-afdeling zelf verantwoordelijk is voor het complete beheer van de (prestaties van de) printers, servers, IT-infrastructuur, connectiviteit, applicaties en het netwerk. Om dit alles goed te kunnen managen, moeten de IT-specialisten in jouw organisatie hier kennis over opdoen. Ook dat vergt een investering.

Patches impact op servers

Natuurlijk wil je dat jouw printers het ‘gewoon’ altijd doen. Dat medewerkers altijd belangrijke documenten kunnen scannen en printen. Toch is dit niet vanzelfsprekend. Neem de maandelijkse patches (securityupdates). Deze hebben vaak impact op de servers, waardoor de printers plots niet meer functioneren. De systeembeheerder is dan al snel enkele uren om dit op te lossen.

Printers niet als eerste prioriteit

Ook bij andere incidenten of storingen aan de printers kan het uren duren voordat dit opgelost is. Daar komt bij dat het beheer van printers vaak niet de eerste prioriteit is van de IT-afdeling. Dat is niet vreemd als diezelfde IT-specialist óók verantwoordelijk is voor allerlei strategische taken, zoals beheer van het SAP-, CRM-, of ERP-systeem. Een storing aan de printers wordt dan eerder op de lange baan geschoven.

Printbeheer op afstand: voorspelbare kosten

Wat als je niet meer in één keer een grote investering hoeft te doen in printers, servers en infrastructuur? En ook geen omkijken meer hebt naar het beheer ervan? Er bestaan mogelijkheden om jouw printers en bijbehorende servers/infrastructuur te leasen en op afstand te laten beheren door een externe partij, ook wel remote management genoemd. Tegen een vast bedrag per maand, wordt het complete beheer van jouw printomgeving op afstand uit handen genomen.

Optimale service

Met remote management staan de servers van jouw printers niet meer bij jou op locatie, maar in een goed beveiligd datacenter. Ook staat er doorlopend een team van specialisten voor je klaar, die zorgt dat jouw applicaties en servers voor printen en scannen altijd perfect functioneren. Bij de meeste partijen kies je zelf het serviceniveau: van ad hoc tot 24/7 dienstverlening inclusief preventief onderhoud en beheer.

Incidenten voorspellen en voorkomen

Storingen en incidenten worden met remote management tot een minimum beperkt. Want er vindt continue monitoring en automatische diagnostiek van jouw print- en scanomgeving plaats. Eventuele afwijkingen die incidenten kunnen veroorzaken, worden proactief en vroegtijdig gesignaleerd, waarna het team van experts direct in actie komt. Security en compliance zijn gegarandeerd. Zo vindt er proactief uitvoering van onderhoud, beheer, updates en upgrades (zoals patches) plaats, zonder dat je hier tijd, aandacht en energie aan kwijt bent.

Geen investering nodig

Met remote management zijn investeringen in hardware niet langer nodig. Ook externe beveiligingsrisico’s – zoals continuïteit in de stroomvoorziening, brand- en waterbeveiliging – zijn volledig afgedekt. Alles volgens de juiste certificeringen. Investeren in kennis en kunde van medewerkers is niet langer nodig, waardoor je meer ruimte overhoudt voor (strategische) kernactiviteiten.

Meer continuïteit

Al bij al levert remote management je dus meer productiviteit en continuïteit in je bedrijfsvoering op. Spannend? Hoeft niet. Zolang je maar in zee gaat met een gerenommeerde partij. Laat je hierover goed informeren en adviseren.

Printbeheer: zelf doen of uitbesteden?

Kijk dus eens kritisch naar het printbeheer in jouw organisatie. Hoe is dit geregeld? En welke beslissing zou je nemen, als je vandaag voor de keuze van nieuwe printers zou staan? Zou je dan alles zelf nog beheren, of dit (deels) uitbesteden? Zodat je nergens meer omkijken naar hebt en zeker bent van continuïteit in printen? Want dan is printen en scannen pas écht als water uit de kraan.

Kennismaken?

Ben je benieuwd naar de kansen en mogelijkheden van beheer op afstand voor jouw organisatie? Wil je weten welke tijd- en kostenbesparing dit oplevert? Stuur mij een e-mail. Wil je meer weten over hoe je de juiste printer kiest? Download dan ons e-book: hoe kies ik de juiste printer?