Terugblik webinar: grip en controle op HR-processen met een document management systeem

donderdag 5 november 2020

Samenwerken op afstand betekent nieuwe uitdagingen voor HR-afdelingen. Want hoe zorg je dat informatie altijd beschikbaar is en HR-processen moeiteloos doorgaan, als medewerkers soms thuiswerken en soms op kantoor? Tijdens het webinar ‘Grip en controle op je HR-processen met een document management systeem’ vertelde ik hoe digitalisering hierbij kan helpen.

HR-afdelingen hebben te maken met een enorme hoeveelheid informatie. Voor zowel de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel is er een veelvoud aan documenten nodig. Achter al die documenten zit een (omvangrijk) proces en er zijn vaak verschillende personen bij betrokken. Daar komt bij dat al die documenten meestal verspreid staan opgeslagen in systemen, e-mailboxen en netwerkmappen. Het in- en overzicht ontbreekt hierdoor.

Uitdaging: grip op informatie

Toch moet er vaak snél iets gebeuren. Je wilt dat een afdelingshoofd vlot alle sollicitaties bekijkt en kandidaten selecteert. Een manager moet een handtekening zetten voor akkoord van een leasecontract. Of je hebt snel een volledig personeelsdossier nodig omdat een medewerker uit dienst treedt. Grip en controle houden op al die HR-processen is al een uitdaging als iedereen op kantoor aanwezig is. Hoe doe je dit nu we steeds vaker op afstand werken?

Document management systeem voor HR

Door HR-processen te digitaliseren houd je overzicht, verkort je doorlooptijden, verlaag je het aantal administratieve handelingen, reduceer je de foutkans en zorg je dat die informatie altijd en overal inzichtelijk is. Dit kan via een document management systeem. Dit is een systeem waarin je alle documenten en informatie centraal én veilig (conform AVG) opslaat in de cloud. Eén van de vele voordelen is dat iedereen alle informatie tijd- en plaats onafhankelijk in kan zien, delen en bewerken.

Hoe houd je grip op HR-processen via workflows?

Documenten raken niet kwijt en zijn ook na jaren eenvoudig terug te vinden, want je bewaart ze netjes in een digitaal archief. Ook houd je grip op de doorlooptijd van HR-processen dankzij workflows. Hiermee kan je betrokken medewerkers bijvoorbeeld een reminder sturen als zij een bepaalde actie niet (op tijd) uitvoeren. Denk aan een manager die een handtekening moet zetten onder een arbeidscontract. Ook zie dankzij een audit trail exact wat de status is van een proces. Welke stappen zijn er al gezet, wat moet er nog gebeuren en door wie? Hier kan je vervolgens op sturen.

Ricoh: aanvraagproces leaseauto digitaliseren

Dat digitalisering van HR-processen veel voordelen biedt, ondervindt ook Ricoh. Angela de Beer is Manager HR Service Center en vertelt: “Onlangs digitaliseerden wij het aanvraagproces van leaseauto’s. Voorheen bestond dit proces uit 20 handelingen door verschillende personen. De doorlooptijd was zo’n 3 tot 4 uur per aanvraag. Dit kwam neer op 15.000 euro aan proceskosten per jaar. Dankzij digitalisering zijn dit nu nog maar 6 handelingen per aanvraag. De doorlooptijd is verlaagd naar 15 minuten en de proceskosten naar 1000 euro per jaar.” Ontdek meer hierover in het webinar.

Bekijk het webinar

Ben je benieuwd naar álle voordelen van digitalisering en het complete verhaal van Ricoh? Kijk het webinar ‘Grip en controle op je HR-processen’ terug. Hierin ontdek je via een demo ook hoe een document management systeem in de praktijk werkt.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.