Bezoekersregistratie efficiënt digitaal regelen? Kijk het webinar

donderdag 15 april 2021

Door de recente ontwikkelingen is een bezoekersregistratie inclusief gezondheidscheck in organisaties actueler dan ooit. In het webinar ‘Veilige en vlotte bezoekersregistratie’ laat ik zien hoe je met een digitaal document beheer zorgt voor een soepele en compliant registratie van medewerkers en bezoekers.

Hoewel veel organisaties op dit moment te maken hebben met lagere of geen bezetting op kantoor, blijft een goede bezoekersregistratie belangrijk. De personen die kantoor wel bezoeken, wil je correct en volgens de regels registreren. Ook in normale tijden wil je dit slim doen. De ideale situatie is hierbij dat de receptionist(e) zo weinig mogelijk tijd kwijt is aan de administratie en verwerking van de ingevulde formulieren.

Bezoekersregistratie op papier: tijdrovend

De praktijk pakt vaak anders uit. Bij veel organisaties ligt een fysieke map bij de ingang met het verzoek om daarin je gegevens te noteren. Zo’n papieren registratie managen is allereerst tijdrovend. De receptionist(e) moet erop toezien dat iedereen de formulieren invult én zich ook weer uitschrijft. Ook is het belangrijk dat je de gegevens zorgvuldig bewaart. In geval van calamiteiten moet de bhv’er bijvoorbeeld in één oogopslag kunnen terugvinden wie er in het pand aanwezig is. Maar een papieren registratie kan al snel onvolledig of onleesbaar worden ingevuld.

Aandacht voor AVG

Dat niet alleen. Een papieren registratie is niet AVG-proof. Bezoekers kunnen de map doorbladeren en de privégegevens zien van derden. Bij een gezondheidscheck gaat het daarnaast om medische gegevens en daarvoor gelden strikte regels privacy- en security-regels. Ook heb je te maken met maximale bewaartermijnen. Met een registratie op papier (of handmatig in Excel) houd je hier moeilijk grip op.

Digitaliseren via digitaal document beheer

In het webinar liet ik daarom zien hoe je deze registratie eenvoudig digitaliseert via een digitaal document beheer . Dit is een oplossing voor informatielogistiek, die je in kunt zetten voor tal van processen. Het uitgangspunt is telkens dat je documentprocessen stroomlijnt door te digitaliseren en waar mogelijk stappen in het proces te automatiseren. Of dat nu voor HR, sales- en marketing of facilitair is.

Fysieke zuil met digitaal formulier

Een bezoekersregistratie maak je eenvoudig digitaal door een zuil bij de ingang of receptie van je kantoor te plaatsen. Zo gewenst voorzien van een desinfectiemodule zodat bezoekers hun handen kunnen ontsmetten, voor en na gebruik van de zuil. De zuil toont een formulier dat gekoppeld is aan het digitaal document beheer . Het formulier kun je personaliseren en voorzien van de vragen die je wilt stellen. Zo is een gezondheidscheck ook mogelijk. Zodra de bezoeker het formulier heeft ingevuld, ondertekend en bevestigd, wordt het formulier gearchiveerd in het digitaal document beheer . Raakt de bezoeker de zuil liever niet aan? Dan is het ook mogelijk om op het scherm van de zuil een QR-code te tonen. De bezoeker kan het formulier via de QR-code dan invullen op de eigen smartphone.

Onbemande versus bemande receptie

Vanaf dan zijn er verschillende situaties denkbaar. Wellicht is je receptie onbemand. Dan is het mogelijk om de medewerker die de gast ontvangt, via een automatische workflow op de hoogte te stellen dat zijn gast klaarstaat bij de receptie. Hij ontvangt die notificatie zodra de gast het formulier heeft ingevuld en bevestigd.

Is er wél een receptionist(e)? Dan kun je ervoor kiezen om de gast zich hier te laten melden. De receptioniste ziet in het digitaal document beheer het ingevulde formulier. Ze drukt op ‘bevestigen’, waarna de collega de genoemde notificatie krijgt.

Voldoe aantoonbaar aan de AVG

Het ingevulde formulier staat nu in het digitaal document beheer. Hierbij kun je de formulieren volledig afschermen voor iedereen die deze niet mag inzien. Dankzij optimale beveiliging, versleutelde opslag en autorisatieniveaus voorkom je onbevoegde toegang. Het is zelfs mogelijk om via de workflow de medische gegevens na de wettelijke bewaartermijn automatisch weer te verwijderen. Zo voldoe je aantoonbaar aan de AVG.

Inzicht in afmeldingen

Het is uiteraard ook belangrijk dat de bezoeker zich na afloop weer afmeldt. Dat gebeurt soms wel en soms niet. In een digitaal document beheer kun je daarom ook aangeven:

1. dat een bezoeker zich heeft afgemeld.
2. dat de bezoeker zich niet heeft afgemeld, maar dat je wel hebt gezien dat hij het pand heeft verlaten.
3. dat de bezoeker zich niet heeft afgemeld en dat je niet hebt gezien of hij het pand heeft verlaten.

In lijsten ziet de receptioniste precies wie er nog in het pand is en wie niet. In het geval van punt 3 kan de receptioniste de desbetreffende bezoeker bellen om te checken of hij wel of niet in het pand is. Daarna kan de receptioniste de afmelding alsnog voltooien. Tegelijk kun je de BHV’er toegang geven tot deze lijsten via een mobiele app. In geval van calamiteiten ziet hij dan direct wie er nog in het pand aanwezig is en kan zo nodig gericht actie ondernemen. Hierbij toon je uiteraard alléén de gegevens die noodzakelijk zijn, niet meer dan nodig.

Zo zorg je voor een veilige, vlotte en compliant bezoekersregistratie. Waarbij je formulieren niet langer handmatig hoeft te verwerken en je altijd weet wie wanneer op kantoor is.

Benieuwd hoe het werkt? Bekijk het webinar!

Een digitale bezoekersregistratie via een zuil en digitaal document beheer is in te richten op elke denkbare situatie. Ben je benieuwd hoe dit werkt in de praktijk? Kijk het webinar terug. Hier geef ik een demonstratie waarin je precies ziet wat er allemaal mogelijk is.

Ontdek meer tips voor digitaliseren

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand, doordat zij informatie altijd en overal bij de hand hebben? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer over digitalisering en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.