Inkomende post digitaliseren bij EJP Financial Astronauts met multifunctionele printers

donderdag 20 mei 2021

Als organisatie wil je (fysieke) post snel, slim en efficiënt verwerken. Om tijd te besparen, maar zeker ook omdat we steeds vaker op afstand werken. Digitaliseren en online samenwerken worden hierbij steeds belangrijker. Zo ook bij EJP Financial Astronauts in Den Bosch. Zij digitaliseren de postverwerking door het gebruik van multifunctionele printers én werken tegenwoordig soepel online samen door het gebruik van een interactive whiteboard. Applicatiebeheerder Peter Hendriks vertelt meer.

Onder de noemer ‘Financial Astronauts’ neemt accountants- en advieskantoor EJP ondernemers en organisaties belangrijk (administratief) werk uit handen. Zo’n 55 specialisten ondersteunen hen met onder meer financieel en fiscaal advies, accountancy, audits en salarisadministratie. Dit doen zij vanuit de vestigingen in ’s-Hertogenbosch, De Bilt en Amsterdam

Rond gaan met de post

Als de printers van de vestiging in Den Bosch aan vervanging toe zijn, is dat voor EJP een mooi moment om de huidige wensen onder de loep te nemen. Peter Hendriks, Applicatiebeheer bij EJP Financial Astronauts, vertelt: “We krijgen nog steeds veel fysieke post. Denk aan stukken van de Belastingdienst en onze klanten. Een medewerker bracht die stukken dan naar de cliëntverantwoordelijke medewerker. Maar vaak moet ook de accountant, fiscalist of administratief medewerker ernaar kijken. De cliëntverantwoordelijke kopieerde de post dan en bracht deze kopieën naar zijn collega’s.”

E-mails rondsturen

Zodra het poststuk door alle betrokkenen was afgehandeld, scande een collega de post om deze handmatig in het juiste klantdossier in AFAS te archiveren. Peter: “Voor de post die via e-mail binnenkwam bij een accountant, gold eigenlijk hetzelfde proces. Alleen werd die post dan via de e-mail heen en weer gestuurd naar betrokken specialisten. Ook dat was omslachtig. We zochten dus een manier om dit slimmer te doen. Helemaal nu we vaker op afstand werken.”

Digitaliseren en AFAS-koppeling met multifunctionele printers

EJP kiest uiteindelijk voor twee multifunctionele printers die zijn uitgerust met een AFAS-koppeling. Peter: “Fysieke post scannen we in, waarna deze via een vooraf gedefinieerde workflow automatisch in het juiste klantdossier in AFAS wordt opgeslagen. De geadresseerde én andere betrokken specialisten ontvangen dan allemaal direct een e-mail met daarin de gescande post.” Ook de post die via de e-mail binnenkomt, wordt direct gearchiveerd in AFAS.

Videovergaderen en annoteren

Om eenvoudig online samen te werken, kiest EJP daarnaast voor een interactive whiteboard. Peter: “Dit whiteboard is uitgerust met een camera voor videovergaderingen en tijdens een presentatie kun je op het whiteboard direct notities maken. Na afloop kun je deze met één druk op de knop naar alle deelnemers sturen. Een ander groot voordeel is dat we draadloos en vanaf onze eigen devices kunnen inloggen op het whiteboard.”

Veel gemak en tijd besparen

De oplossingen leveren EJP veel op. Peter: “Het secretariaat bespaart zeker 3 tot 4 uur per week op het rondbrengen van post door de multifunctionele printers. Daarnaast hoeven de medewerkers de post niet zelf ook nog te kopiëren, naar collega’s te brengen en handmatig te archiveren in AFAS. Alle betrokkenen krijgen een notificatie als er post klaarstaat en kunnen direct aan de slag. De doorlooptijden zijn veel korter en klantdossiers zijn altijd compleet en actueel.” Ook het interactive whiteboard brengt veel gemak. “We kunnen eenvoudig vergaderen met klanten op afstand. Maar ook als een deel van de collega’s thuiswerkt en een deel op kantoor, kunnen we toch met elkaar overleggen alsof we bij elkaar in één ruimte zijn.”

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.