Centrale Repro outsourcen en toch in huis houden

donderdag 2 september 2021

Er bestaat weinig twijfel over de belangrijke rol die een Centrale Repro-afdeling binnen organisaties en bedrijven speelt. Dat blijkt ook weer uit een recent rapport, dat de perspectieven van deze interne dienstverlening opnieuw in kaart brengt. Toch wordt er, uit strategische overwegingen of bijvoorbeeld vanwege kostenbesparingen, regelmatig gezocht naar alternatieve oplossingen. Outsourcing biedt dan interessante mogelijkheden.

De voordelen van een eigen, interne printservice zijn vaak evident. Het rapport ‘Room for Print’ schetst er, op basis van praktijkonderzoek, een goed beeld van. Als onderdeel van de organisatie of het bedrijf kent deze afdeling bijvoorbeeld de wensen en eisen van haar opdrachtgevers als geen ander. Er kan sneller en flexibeler worden gereageerd op urgente kwesties. Door interne afstemming kan er worden geanticipeerd op mogelijke piekmomenten. Periodiek overleg maakt het tijdig inspelen op veranderingen mogelijk. En vertrouwelijkheidsprocedures zijn er in veilige handen, binnen de eigen organisatie.

De onderzoekers benadrukken daarbij de veranderingen die interne printafdelingen (moeten) ondergaan, om ook in de toekomst deze unieke rol te blijven spelen. Het communicatielandschap verandert immers snel. De manier waarop mensen werken, en de plekken waar ze dat doen, ook.  Printvolumes nemen daardoor af en verschuiven: in kantooromgevingen wordt veel minder zelf afgedrukt en op mobiele werkplekken is printen niet altijd wenselijk of mogelijk. Door documentstromen op een gebruikersvriendelijke manier te digitaliseren en te automatiseren, kan het nog altijd benodigde printvolume worden gecentraliseerd. Dat verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en verbetert de kwaliteit.

Wel of geen centrale repro-afdeling?

Veel bedrijven en organisaties staan voor belangrijke beslissingen over hun toekomstvisie, strategie en structuur. De makers van het rapport leggen de vinger op een zere plek: “Centrale printservices maken per definitie deel uit van organisaties die een andere hoofdactiviteit hebben dan printen of publiceren. Er is altijd een tendens om zich meer op kerncompetenties te concentreren en alle andere activiteiten uit te besteden.” Ook kostenoverwegingen spelen daarbij een rol: “De personeelskosten vormen het grootste aandeel in de exploitatiekosten van interne printservices.”

Organisaties lijken in deze situatie voor de keuze te staan: wel of geen centrale repro-afdeling? Maar er is ook een andere mogelijkheid beschikbaar, namelijk die van outsourcing. Het beheer en de verantwoordelijkheid voor de interne printactiviteiten wordt daarbij in handen gegeven van een externe specialist. Deze dienstverlener optimaliseert, binnen het eisenpakket van de organisatie, de document- en productiestromen. Dat kan betekenen dat de afdeling volledig in eigen huis blijft functioneren, zelfs met dezelfde medewerkers. Maar er kan bijvoorbeeld ook voor een efficiënte mix van interne en externe productie worden gekozen.

Outsourcing biedt mogelijkheden

Dankzij deze manier van gedeeltelijke outsourcing blijven de voordelen van de centrale repro-afdeling behouden, zoals de snelheid, flexibiliteit en vertrouwelijkheid. Tegelijkertijd kan de gewenste nieuwe kosten- en organisatiestructuur worden doorgevoerd. Bovendien vindt de noodzakelijke verandering van ‘centrale repro’ naar toekomstbestendig ‘document center’ nu plaats onder aanvoering van specialisten die beschikken over de juiste kennis en een breed portfolio aan software en hardware.