6 tips voor duurzaam printen

woensdag 22 september 2021

Het thema duurzaamheid staat in veel organisaties hoog op de managementagenda. Hoe geef je hier concreet invulling aan? Een laagdrempelige manier om duurzamer te opereren zit ‘m in het printen van documenten. In dit artikel deel ik daarom 6 tips voor duurzaam printen.

1. TEC-waarde: stroomverbruik

Mijn eerste tip is om eens te kijken naar het stroomverbruik van je huidige printers. Het gemiddelde stroomverbruik per week van een printer, wordt uitgedrukt in de zogenoemde TEC-waarde. Hoe lager de TEC-waarde, hoe minder stroom de printer verbruikt en hoe minder de CO₂-uitstoot.

Zijn je printers vroeger of later aan vervanging toe? Kijk dan zeker ook naar deze TEC-waarde en weeg deze mee in je keuze. Grotere, snellere modellen verbruiken doorgaans meer energie en hebben daardoor een hogere TEC-waarde.

2. Dubbelzijdig printen

Een open deur, toch valt er in veel organisaties nog een duurzaam printen op te maken: dubbelzijdig printen. Stel hiervoor de bedrijfsprinters standaard in op dubbelzijdig printen. Voor documenten met meer dan één pagina bespaar je op jaarbasis al snel 40 tot 50 procent op papier. Maak zo mogelijk ook gebruik van gerecycled papier. Dit volstaat voor veel toepassingen net zo goed als regulier papier.

3. Inktbesparingsmodus

Wist je dat veel printers een printmodus hebben waarmee je tot wel 50 procent inkt bespaart? Dankzij deze zuinigere instelling van het inkt- of tonerverbruik realiseer je een aanzienlijke besparing op zowel grondstoffen als kosten.

Wellicht vraag je je nu af of minder gebruik van inkt consequenties heeft voor de afdrukkwaliteit. En ja, de printjes zullen aan kwaliteit wel iets inboeten. Maar voor 75 procent van de interne documenten volstaat die kwaliteit prima. Voor documenten die je in optimale kwaliteit wilt afdrukken kun je natuurlijk printen in de normale modus.

4. Digitaliseer documentprocessen

De duurzaamste oplossing is natuurlijk: helemaal niet printen. Kijk daarom eens in je organisatie naar je documentprocessen. Hoe zijn deze ingericht en is het mogelijk om deze processen deels of volledig te digitaliseren?

Door te digitaliseren maak je tijdrovende, omslachtige processen overbodig. Tegelijk bespaar je enorm op papier. Documenten printen, opsturen en (laten) accorderen en ondertekenen is verleden tijd. Met slimme scansoftware en bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem scan je papieren documenten eenmalig in, waarna je ze digitaal archiveert en via een geautomatiseerde workflow verwerkt en ter goedkeuring voorlegt.

Zo verbruik je aanzienlijk minder papier en stroom en stoot je minder CO₂ uit. Bovendien stroomlijn je tegelijkertijd je processen. Dankzij de workflow houd je grip op de verschillende stappen in een proces en creëer je meer in- en overzicht. Ook raken documenten nooit meer zoek en zijn deze eenvoudig raadpleegbaar in het digitale archief.

5. Printen met pasjes

Een andere slimme manier om onnodig printen tegen te gaan is printen via een pasjessysteem. Hierbij drukt de printer pas iets af als je met een persoonlijke pas bij de printer inlogt. Hierdoor voorkom je dat printopdrachten per ongeluk worden afgedrukt en achterblijven in de printer. Om vervolgens bij het oud papier te belanden.

6. Remote beheer

Tot slot: hoe zit het met de storingsgevoeligheid van de apparatuur? Misschien kunnen eventuele defecten ook op afstand worden gerepareerd, waardoor je onnodige reparaties op locatie voorkomt en zo een autorit bespaart.

En remote beheer biedt meer voordelen. Vraag bij de aanbieder naar de mogelijkheden tot recycling van de toners. Ga ook na of de printer een systeem heeft dat de toner helemaal leegmaakt. Bij sommige printers moet je de toner al vervangen terwijl er nog voldoende inkt in de printer zit. Sommige leveranciers bieden zogenoemde ‘just-in-time delivery’ van toner. Je ontvangt dan automatisch nieuwe toner, vóórdat de oude toner leeg is. Zo heb je geen onnodige voorraad en geen verouderde toners.

Idee: CO₂-uitstoot compenseren via Carbon Credits

Sommige printerfabrikanten bieden trouwens ook mogelijkheden om de volledige CO₂-uitstoot van de printvloot te compenseren. Hiervoor worden zogenoemde Carbon Credits aangekocht, waarmee wordt geïnvesteerd in door de Verenigde Naties geaccrediteerde duurzaamheidsprojecten die de globale CO₂-uitstoot helpen reduceren. Voor meer informatie kun je navraag doen bij de leverancier van jouw printers.

E-book: tips voor het kiezen van de juiste printer

Benieuwd welke printer past bij jouw organisatie? Download het e-book en ontdek onze tips voor het kiezen van de juiste printer.