E-invoicing: automatiseer inkomende en uitgaande factuurstromen

donderdag 23 december 2021

Facturen handmatig versturen en/of ontvangen – en soms zelfs nog voor een (groot) deel op papier. In veel organisaties gebeurt dit nog dagelijks. Het kan een stuk efficiënter als je kiest voor e-invoicing. Wat houdt dit in? En welke voordelen brengt het je organisatie? Lees alles over e-invoicing op deze pagina.

• Wat is e-invoicing?
• Weet u wat digitaal factureren is?
• Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur
• Waarom kiezen voor e-invoicing?
• Wat zijn de voordelen van e-invoicing?
• Hoe werkt e-invoicing?
• Hoe start je met e-invoicing?
• In de praktijk: Maasstad Ziekenhuis

Wat is e-invoicing?

E-invoicing is het uitwisselen van een gestructureerd, digitaal bestand (dit is geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Door de inzet hiervan kun je facturen vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerken in het andere systeem.

Zo elimineer je tijdrovende handmatige handelingen. Het factuurproces verloopt namelijk waar mogelijk automatisch. Matching tussen inkooporder en factuur gaat vanzelf. En bij een match wordt de factuur direct goedgekeurd en verder verwerkt. Je hoeft dus alleen nog een check te doen als er een mismatch is.

Weet u wat digitaal factureren is?

Digitaal factureren wordt vaak als synoniem gebruikt voor e-invoicing. Toch is er een wezenlijk verschil. Digitaal factureren is namelijk niet meer dan een digitale factuur (zoals een pdf) digitaal versturen en verwerken. Zo verstuur of ontvang je de factuur via e-mail. En verwerk je hem vervolgens (deels) handmatig en/of met tussenkomst van bijvoorbeeld slimme OCR-software. Terwijl dit bij e-invoicing niet nodig is en alles automatisch plaatsvindt, via een centraal platform.

Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur?

Er is dus ook een onderscheid tussen een digitale factuur en een e-factuur (ofwel e-invoice).

• Een digitale factuur is elke factuur die je digitaal kunt inzien en verwerken. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een pdf (wel of niet gescand), Word-document of foto van een papieren factuur. Een digitale factuur bevat ongestructureerde data. Je kunt deze facturen via Optical Character Recognition (OCR) inlezen in een boekhoudsysteem.
• Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand met een vaste structuur. Gegevens staan dus altijd op een vaste plek. Voorbeelden zijn XML- en UBL-facturen. Dankzij de vaste structuur (gestructureerde data) kan een e-invoice eenvoudig en supersnel zonder tussenkomst van mensen worden ingelezen en verwerkt.

Waarom kiezen voor e-invoicing?

Veel bedrijven verwerken alle facturen nog steeds handmatig en (deels) op papier. Hier kleven echter de nodige nadelen aan. Het kost ontzettend veel tijd en je verliest al snel het overzicht. Met e-invoicing verloopt het facturatieproces een stuk sneller en efficiënter. Dit komt doordat alle informatie op de facuur direct digitaal beschikbaar is voor verwerking. Daarnaast stellen steeds meer overheden e-invoicing verplicht. En ook leveranciers en/of klanten geven steeds vaker de voorkeur aan e-invoicing.

Wat zijn de voordelen van e-invoicing?

Het biedt volop meerwaarde voor organisaties. Allereerst is er het gemak en de efficiency. Je bespaart enorm veel tijd op handmatig werk. Tegelijk houd je meer overzicht over en grip op de verschillende factuurstromen. Want alle facturen worden digitaal en centraal verwerkt en gearchiveerd.

E-invoicing zorgt ook voor minder disputen en snellere betaling van uitgaande facturen. Dat is gunstig met het oog op de Days Sales Outstanding, de cashflow en uiteindelijk de liquiditeit. En als je inkomende facturen sneller kunt betalen, kun je in overleg met je leveranciers wellicht aantrekkelijke betaalkortingen overeenkomen.

Ook op het gebied van duurzaamheid is e-invoicing een stap vooruit. Elektronisch factureren is immers een stuk duurzamer dan wanneer je dit doet op papier. Tegelijkertijd versterk je met e-invoicing jouw concurrentiepositie. Het aantal klanten en leveranciers dat facturen het liefst elektronisch ontvangt neemt toe, dus de service zal als prettig worden ervaren. Bijkomend voordeel: het facturatieproces gaat altijd dóór! Uitval van medewerkers (bijvoorbeeld op de crediteurenadministratie) of een defecte printer en/of scanner zorgen met e-invoicing niet langer voor vertraging van het facturatieproces.

Hoe werkt e-invoicing?

Met e-invoices worden elektronische facturen aangeleverd in het eigen ERP-systeem óf een Purchase-to-pay- of Source-to-Pay-platform. Hier vindt vervolgens automatische matching plaats tussen de order en de factuur. Is er een match? Dan vindt er direct goedkeuring plaats. De crediteurenadministratie hoeft hierdoor alleen nog te kijken naar de uitzonderingen (de gevallen waarbij er geen match is).

Met e-invoicing is het ook mogelijk om facturen die per e-mail binnenkomen direct door te zetten naar het financieel systeem. Je hoeft de facturen dus niet te printen en handmatig in te voeren, dit gaat allemaal automatisch.

Hoe start je met e-invoicing?

Wil je starten met e-invoicing? Houd dan in elk geval rekening met de volgende stappen.

1. Definieer de scope

Onderzoek waar je staat en in hoeverre je organisatie al klaar is voor elektronisch factureren. Onderzoek hierbij de vereisten van het digitaliseren van zowel inkomende als uitgaande facturen. Zet ook het aantal inkomende en uitgaande facturen op jaarbasis op een rij. Breng vervolgens in kaart hoeveel leveranciers én klanten in het proces betrokken zijn. Ten slotte is het zaak om na te gaan in hoeverre je bestaande financieel systeem e-invoices al kan afhandelen.

2. Stel een businesscase op

Nu is het zaak een businesscase op te stellen. Hierin zet je onder meer op een rij wat de mogelijke kosten en voordelen van e-invoicing zijn. Maak ook een keuze tussen inkomende of uitgaande facturen. En inventariseer het huidige facturatieproces. Neem hierin ook de huidige e-mailprocessen en papieren processen mee. Hoe loopt het nu? De inventarisatie toont waar je met e-invoicing deze processen kan optimaliseren.

3. Zet een projectplan op met heldere doelstellingen

Bereid een gedetailleerd projectplan voor, met daarin een analyse van de huidige bedrijfsprocessen en -omgeving. Op basis van deze analyse ontwikkel je een conceptoplossing en implementatieplan. Op basis van de gekozen oplossing maak je een schatting van de benodigde investeringen en operationele kosten.

4. Test en implementeer e-invoicing

Na goedkeuring van het projectplan kan een projectteam aan de slag met de implementatie. Richt eerst de nieuwe procesprocedures in en vergeet niet om hier intern draagvlak voor te creëren. Is de implementatie rond? Voer dan een pilot uit met de e-invoicing-serviceleverancier en eindgebruikers.

Benieuwd naar de laatste 2 stappen en álle adviezen om e-invoicing succesvol in de praktijk te brengen? Download de checklist.

In de praktijk: Maasstad Ziekenhuis

Ook Maasstad Ziekenhuis zag de potentie van e-invoicing voor de organisatie. Kijk het webinar terug en ontdek hoe het ziekenhuis het factuurproces stroomlijnde én wat dit concreet oplevert.