Eenvoudige uitgifte post en kantoormiddelen via smart lockers

dinsdag 31 januari 2023

De afdeling Facility verzorgt dagelijks tal van belangrijke taken. De uitgifte van kantoorbenodigdheden, post en pakketjes voor collega’s is er daar één van. Uiteraard wil je dit zo efficiënt mogelijk regelen. Toch gebeurt het vaak nog ‘met de hand’. En dat kost veel tijd. Je kunt hierop besparen door de uitgifte van post en kantoormiddelen via smart lockers aan te bieden. In dit artikel vertel ik hoe dat werkt en wat het voordeel is.

Op het uitgifteproces van kantoorbenodigdheden (denk aan kladblokken, pennen, printpapier, inbindmachines en perforators) post en pakketjes valt vaak nog een wereld te winnen. Zeker in grotere organisaties kan dit een dagtaak zijn. Als er veel pakketjes binnenkomen, staat een Facility-collega al gauw non-stop de uitgifte te managen. Zonde, als je bedenkt dat dit niet hoeft.

Ophalen wanneer ‘t uitkomt

Regel de uitgifte bijvoorbeeld met smart lockers. Dit zijn kasten met kluisjes, waarbij zowel de kast als de kluisjes beschikbaar zijn in diverse maten. Medewerkers halen hun kantoorbenodigdheden dan zelf uit de locker op het moment dat dit hen uitkomt.

Slimme technologie

Natuurlijk staat er niet voor niets ‘smart’ voor het woord ‘lockers’. De lockers beschikken namelijk over technologie waarmee je de uitgifte van de kantoorbenodigdheden, post en pakketjes automatisch kunt regelen en (waar noodzakelijk), volgen.

Locker openen met pas, bar- of pincode

Stel, een medewerker bestelt een aantal kladblokken voor de thuiswerkplek. Zodra deze binnenkomen, legt Facility ze in één van de smart lockers. ‘Aan de achterkant’ kan Facility het kluisje toewijzen aan de medewerker. Die krijgt dan een notificatie dat de kladblokken klaarliggen in de locker. Met zijn persoonlijke pas, bar- of pincode kan diegene de locker openen.

Status volgen

In bovenstaand voorbeeld hoeven de kladblokken niet meer teruggebracht te worden. Maar soms geef je middelen in bruikleen uit. Denk aan een lamineerapparaat. In de praktijk gebeurt het nog wel eens dat medewerkers deze spullen vergeten terug te brengen. In die gevallen heb je baat bij het trackingsysteem in de smart lockers. Je ziet namelijk welke medewerker het lamineerapparaat voor het laatst uit een locker heeft gepakt. Dit vereenvoudigt het terugvinden.

Tijdstip voor terugbrengen instellen

Dat niet alleen. Je kunt als Facility ook instellen wanneer het product terug moet zijn. Als de medewerker het product dan te laat terugbrengt, krijg je hiervan een melding. Je kunt de collega dan rechtstreeks benaderen om te vragen wat er aan de hand is.

Collega’s niet afhankelijk van Facility

Ook voor de medewerkers zelf betekent dit meer gemak. Want zij zijn niet langer afhankelijk van de aanwezigheid van Facility voor het ophalen van hun kantoorbenodigdheden, post en pakketjes. Ook komt het voor dat veel organisaties vanwege nieuwe, hybride werkvormen niet meer standaard beschikken over een receptie en ontvangst. Ook dan bieden smart lockers uitkomst om alsnog kantoorspullen, post en pakketjes op te halen.

Inkomende post digitaliseren

Sommige fysieke post kun je ook digitaliseren en via een digitale postkamer direct naar de ontvanger sturen. Handig als medewerkers veel op afstand werken. Je scant de post en voert een aantal kenmerken in. Daarna wordt de post via een geautomatiseerde workflow meteen doorgestuurd naar de geadresseerde. Als Facility ook alle binnenkomende post verwerkt, is dit een mooie manier om de afdeling nóg verder te ontlasten.

E-book: De sleutel tot slim assetmanagement

Benieuwd naar alle mogelijkheden en voordelen van smart lockers? Lees het e-book en ontdek hoe je het assetmanagement in jouw organisatie stroomlijnt en slim organiseert.