Hoe technologie bijdraagt aan de employee experience

woensdag 23 augustus 2023

Nieuwe manieren van werken, vragen om nieuwe manieren van denken. Hoe richt je de meest productieve werkomgeving in? Hiervoor vertrouwen veel organisaties steeds meer op dynamische en flexibele werkruimtes die hybride werken ondersteunen. Tegelijkertijd kom ik ook regelmatig bij organisaties over de vloer met een traditionele werkomgeving die nog niet voldoende aansluit op de behoeften van huidige én toekomstige medewerkers.

Tegenwoordig verwachten medewerkers dat ze makkelijk met elkaar kunnen afspreken, samenwerken en socialiseren. Hier speelt technologie een grote rol, vooral bij de nieuwe generatie die de arbeidsmarkt betreedt. Organisaties die deze flexibele werkstijl niet integreren, ervaren talent aantrekken en behouden als een grote uitdaging.

Bijna tweederde (61%) van de werknemers zegt dat ze meer plezier in hun werk zouden hebben als ze meer tijd kregen voor creatieve taken.

Waarom employee experience belangrijk is

Employee experience kun je omschrijven als de som van alle meningen die een werknemer heeft over zijn/haar organisatie, inclusief de werkzaamheden en de collega’s. De inrichting van de werkomgeving levert hieraan een belangrijke bijdrage. En dit is belangrijk, want collega’s met een positieve employee experience zijn tevreden met hun werk. Uit onderzoek blijkt dat tevreden werknemers ongeveer 12% productiever werken. Tevreden werknemers blijven ook langer bij je organisatie en helpen om aanvullend talent aan te trekken voor je organisatie.

Kortom: door een werkomgeving te ontwerpen die aansluit bij de behoeften van je werknemers, groeit je organisatie meetbaar en strategisch.

Flexibele ruimtes en technologie

Tegenwoordig werken werknemers overal: thuis, in de trein, op kantoor. De uitdaging voor organisaties is om een werkomgeving te creëren die het beste van het fysieke kantoor behoudt en combineert met het beste van werken op afstand.

Werknemers willen snel en eenvoudig een bureau of vergaderruimte reserveren en hun aanstaande vergaderingen bekijken, of ze nu op kantoor zijn of op afstand werken. Hier bestaan tools voor. En deze flexibele technologie heeft verschillende voordelen.

De voordelen van flexibele technologie

Ten eerste stelt de technologie werknemers in staat om makkelijker samen te werken of productiever te zijn wanneer ze op kantoor zijn. Ten tweede geeft de technologie een duidelijk overzicht in welke ruimtes medewerkers werken en met wie. Zo kan Facility de ruimtes aanpassen, zodat de medewerkers die er vaak werken de ruimtes makkelijk en snel kunnen gebruiken voor hun doeleinden.

Door de hele organisatie op deze manier met elkaar te verbinden en op elkaar af te stemmen, communiceren teams beter met elkaar en creëer je een flexibele werkomgeving die hybride werken ondersteunt.

Verschillende applicaties

De gemiddelde werknemer gebruikt zo’n 9 applicaties voor dagelijkse werkzaamheden. Schakelen tussen werkplek-apps verlaagt de productiviteit. Bijvoorbeeld om vergaderruimtes te reserveren, de komst van een bezoeker te regelen of door het kantoorgebouw te navigeren. In plaats van het werk gemakkelijker te maken, waarvoor de apps zijn ontworpen, maken ze het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden juist stressvoller.

Dagelijkse werkzaamheden versimpelen

Medewerkers willen gebruiksvriendelijke applicaties die naadloos aansluiten op hun bestaande tools. Door technologieën te integreren die werknemers gebruiken, van e-mail tot het boeken van vergaderruimtes, breng je data en automatisering naar één enkel systeem. Met één gestandaardiseerde, gebruiksvriendelijke oplossing worden dagelijkse werkzaamheden makkelijker om uit te voeren. Bijvoorbeeld een bureau reserveren op weg naar kantoor, plattegronden bekijken met realtime beschikbare ruimtes of bezoekers snel laten inchecken met QR-codes. Kantoorbeheer wordt zo ook makkelijker en overzichtelijker.

Inzicht in kantoorruimtes

Het gemiddelde kantoor wordt maar voor 35-50% benut. Daarom is het belangrijk om inzicht te krijgen in hoe werknemers de kantoorruimtes gebruiken. Zo kun je ook betere beslissingen nemen over het kantoorpand. Hoe verkrijg je inzicht in het gebruik van de kantoorruimtes? Dit lukt met IoT-sensortechnologie, dat geboekte én werkelijke gegevens monitort.

De voordelen van IoT-sensortechnologie

Op basis van de inzichten die de sensortechnologie verschaft, kun je kostenbesparende beslissingen nemen. Denk aan het vrijmaken van onderbenutte ruimte, het verlagen van onderhoudskosten of het verbeteren van de samenwerking door ineffectieve manieren van werken aan te passen. Zo haal je het maximale uit je ruimtes.

Rapport: Hybride werken optimaliseren

Volgens een enquête van IDC zoekt één op de drie werknemers actief naar een andere baan. Zorg ervoor dat ze meer voldoening uit hun huidige werk halen. Ontdek hoe je dit voor elkaar krijgt in het rapport Hybride werken optimaliseren.

Luister de podcast DigiWorkspace

Ben je benieuwd naar meer inzichten om hybride werken te optimaliseren? Zodat je de betrokkenheid, het werkplezier én de efficiency van medewerkers verhoogt? Luister de podcast DigiWorkspace. Hierin bespreek ik met toonaangevende gasten actuele ontwikkelingen rondom hybride werken.