10 stappen voor de uitrol van een documentmanagementsysteem

woensdag 28 juni 2023

Als het om je bedrijf gaat, wil je dat processen soepel en vlot verlopen. Dat klanten snel en goed geholpen worden. En dat collega’s plezier hebben in hun werk. Dan is het belangrijk dat informatie altijd en overal snel te vinden is. En dat je handmatige stappen in een proces waar mogelijk automatiseert. Dit kan met een documentmanagementsysteem. Wat houdt dit in en hoe implementeer je dit?

Het beheer van documenten gebeurt vaak deels op papier (in een fysiek archief), deels in een losse applicatie of in iemands mailbox. Informatie staat dan verspreid opgeslagen in de organisatie. Documenten moeten handmatig worden verwerkt en/of geïndexeerd. Dat kost veel onnodige tijd en is ook foutgevoelig.

Altijd en overal toegang tot de juiste informatie

Je kunt dit veel efficiënter organiseren met een documentmanagementsysteem (DMS). Dit is een oplossing waarmee je fysieke én digitale informatie en documenten centraal opslaat, beheert, verwerkt en archiveert. Zo gewenst in de cloud, zodat iedereen er elk moment toegang tot heeft. Dit maakt operationele processen efficiënter, bespaart kosten en stelt je medewerkers in staat om zich te richten op hun kerntaken in plaats van het eindeloos zoeken naar de juiste informatie.

In 10 stappen een succesvolle uitrol

Dat klinkt goed, niet waar? Maar hoe implementeer je zo’n documentmanagementsysteem? Hieronder deel ik 10 stappen voor een soepele, systematische aanpak en een succesvolle uitrol in je organisatie.

1. Betrek je medewerkers tijdig bij de nieuwe manier van werken

   De introductie van een DMS zal je medewerkers veel tijd en gemak opleveren. Tegelijkertijd verandert het hun manier van werken. Ga daar niet zomaar aan voorbij en neem hem mee in die verandering. Creëer vroegtijdig een positieve teamspirit en betrek alle betrokken werknemers en afdelingen bij de ontwikkelingen. Luister naar hun ideeën en wensen, en maak gebruik van hun kennis, ervaring en betrokkenheid.

2. Maak een uitgebreide inventarisatie van de huidige situatie
   

   Een getailleerde ‘as-is analyse’ vormt de basis van een goed onderbouwd projectplan. Dit houdt in dat je huidige processen in je bedrijf grondig onder de loep neemt. Tijdens de inventarisatie beantwoord je onder meer de volgende vragen:

• Met welke documenten werkt je organisatie?
• Hoe verwerk, indexeer en archiveer je deze?
• Waarom is er behoefte aan een nieuw systeem?

3. Doelstellingen ontwikkelen
   

   De ‘as-is analyse’ vormt de basis waarop je gedetailleerde doelen definieert, afgestemd op wat je wilt bereiken. Zet op een rij welke documenten je wilt digitaliseren en hoe je de informatiestroom organiseert.Bepaal ook welke afdelingen en medewerkers toegang moeten/mogen hebben tot welke documenten. Houd hierbij rekening met de bescherming van gegevens en informatiebeveiliging volgens de geldende wet- en regelgeving. Door te autoriseren, draag je ook bij aan de efficiency voor medewerkers. Zij zien immers alleen de informatie en documenten die voor hen relevant zijn.

4. Ga in zee met een gevestigde IT-partner
   

   Laat je bij de implementatie ondersteunen door een gerenommeerde IT-partner. Een partner die je van A tot Z de juiste begeleiding biedt, van verandermanagement en planning tot aan het testen en de implementatie. Uiteraard is het belangrijk dat je partner je ook tijdens en ná de livegang de juiste support kan bieden. Let daarop.Kortom, zorg dat je IT-partner beschikt over voldoende ervaring en doorlopende projectondersteuning garandeert. Schrijf alle punten voor jezelf op en maak een checklist waarmee je de IT-partners gericht kunt beoordelen.

5. Train je medewerkers
   

   Adequate training over de nieuwe software betekent dat je personeel een goede introductie van het programma krijgt. Een gerenommeerde IT-partner zal je zeker wijzen op het belang hiervan en kan je hiermee ondersteunen.Als je een documentmanagementsysteem implementeert, is het zaak dat de medewerkers hier goed mee overweg kunnen. Het succes van de implementatie valt of staat namelijk met het enthousiasme van de gebruikers. Train hen daarom in het gebruik van de nieuwe software. Doe dit niet op het allerlaatste moment. Zorg ervoor dat zij direct aan de slag kunnen na de livegang.

6. Ga live: implementatie en invoering van de DMS-software
   

   De voorbereidende stappen voor de introductie van de nieuwe software zijn inmiddels gezet. En het moment is eindelijk daar: de uitrol en livegang van de nieuwe oplossing. Tijd om aan de slag te gaan.Tijdens en (korter of langer) na de livegang loop je ongetwijfeld nog tegen de nodige vragen aan. Laat je hierbij ondersteunen door je IT-partner. En zorg dat je hier terechtkunt voor kleinere én grotere (ad hoc) vragen.

7. Haal periodiek de stand van zaken op
   

   Je documentbeheer stroomlijnen is geen eenmalig project. Dit vergt continu aandacht en is een langetermijnproces. En pas als je eenmaal aan de slag bent, zie je waar de kansen voor verdere verbetering liggen. Waardoor er behoefte aan optimalisatie ontstaat.Haal daarom periodiek ‘het net op’ bij je afdelingen en medewerkers. Wat zijn hun ervaringen? Wat gaat goed, wat kan beter? Welke kansen zien zij? Blijf hierover het gesprek voeren.

8. Organiseer evaluatieworkshops
   

   Periodiek ‘het net ophalen’ kan er soms bij inschieten. En medewerkers merken in de dagelijkse praktijk wellicht zaken op die zij vergeten terug te koppelen. Voorkom dit door vaste momenten te prikken voor evaluatieworkshops. In deze workshops vraag je gerichte feedback aan je medewerkers. En kunnen zij hun praktijkervaringen delen. Door dit vooraf vast te leggen, zorg je dat het vast onderdeel wordt en nooit wordt vergeten.

9. Breid geleidelijk aan uit
   

   Is het documentmanagementsysteem eenmaal in gebruik voor een bepaald proces, en gaat dat goed? Breid dan stap voor stap uit. Zo raken medewerkers op hun gemak vertrouwd met de nieuwe manier van werken en houd je als organisatie grip en controle over de uitrol. En waarborg je het enthousiasme van medewerkers en het succes van de implementatie.

10. Permanente projectmanagement: controleer en stuur zo nodig bij
    

    Zie de stroomlijning van de documentbeheer als een langetermijnproject. De individuele behoeften en wensen van je medewerkers én van je organisatie als geheel kunnen in de loop van de tijd veranderen. Ook de technologische mogelijkheden ontwikkelen continu door. Maak daarom regelmatig de balans op en kijk of je huidige DMS-setting nog altijd optimaal aansluit op je processen en organisatie. En stuur zo nodig bij. Zodat je blijvend het maximale haalt uit je oplossing.

Lees het stappenplan

Benieuwd naar de meerwaarde van slim document management voor jouw organisatie? Lees in het stappenplan wat het oplevert én hoe je direct aan de slag gaat.