4 tips voor digitaal document beheer

dinsdag 2 februari 2021

Elke organisatie kent afdelingsoverstijgende processen. Deze gaan gepaard met een enorme hoeveelheid documenten. Vaak ontbreekt het overzicht en kennen deze processen een lange doorlooptijd. Documenten digitaliseren en de inzet van een document beheer systeem levert tijdwinst. Maar daarnaast ook lagere kosten en betere dienstverlening naar klanten en partners op. Daarom: 4 tips voor digitaal document beheer.

Het salesproces is zo’n proces waar ik op doel. Hierbij zijn naast de salesafdeling ook de afdeling inkoop, financiële administratie, logistiek, delivery en klanten betrokken. Een ander voorbeeld is het HR-proces. Om de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel in goede banen te leiden, werkt de HR-afdeling samen met alle andere afdelingen in de organisatie. Denk ook aan finance, die de inkomende facturen (purchase to pay) en inkomende klantorders (order to cash) verwerkt. Inclusief een goede financiële administratie (record to report).

Grip en controle zijn zoek

Al deze afdelingen krijgen tijdens het proces te maken met een veelheid aan documenten. Die documenten komen op verschillende plaatsen in de organisatie binnen. Ze worden op verschillende manieren verwerkt én opgeslagen. Hierdoor is het lastig om een overzicht van het geheel van de processen in kaart te brengen. Dit heeft als gevolg dat je niet altijd de controle over de processen hebt, die je graag zou willen.

Documentstromen op orde brengen

Document management is een uitstekende manier om die documentstromen op orde te krijgen en processen te stroomlijnen. Hiermee digitaliseer je documenten en werk je vanuit één centraal document management systeem in de cloud. Hiermee:

• is alle informatie centraal beschikbaar voor de medewerkers die er toegang toe moeten hebben.
• verkort je de doorlooptijden van processen enorm, zeker als je gebruikmaakt van digitale workflows.
• krijg je meer inzicht in de status van processen, dankzij signaallijsten, statusoverzichten en inzicht in het totale procesdossier.

Hoe start je proces voor digitaal document beheer? 4 tips

Maar hoe digitaliseer je nu de documentstromen binnen je eigen organisatie? Hoe realiseer je een digitale informatielogistiek? Lees mijn 4 tips.

1. Maak een inventarisatie van de processen

Start met een inventarisatie. Welke afdelingen zijn er in je organisatie? Met welke processen hebben zij te maken? Zet alle processen op een rij. Onderzoek ook hoe de informatielogistiek is georganiseerd. Kijk hierbij naar de processen van end to end. Uit hoeveel en welke stappen bestaat het proces? Welke afdelingen spelen hierin een rol? Waar komt de informatie binnen? Waar wordt het opgeslagen? En vanuit welke systemen of applicaties werken de medewerkers?

2. Bepaal de knelpunten, impact en urgentie

Onderzoek vervolgens waar het knelt in de processen. Bestaat het proces misschien uit wel heel veel stappen? Kosten bepaalde handelingen erg veel tijd? Waar zie je omslachtige handelingen? Bepaal welke impact deze knelpunten hebben op klanten, leveranciers en medewerkers. In hoeverre tast het leveranciersrelaties en de klant- of medewerkerstevredenheid aan? Kortom: hoe urgent is het om een bepaald proces te optimaliseren? Zet alles eens op een rij en maak een prioriteitenlijst.

3. Kies een deelproces en maak een toekomstige procesflow

Nu je weet welke processen gebaat zijn bij een optimalisatieslag, is het tijd om een proces te kiezen dat je als eerst wilt digitaliseren. Doe dit op basis van je prioriteitenlijst. Kies niet meteen het meest complexe proces. Start liever met een deelproces. Zo raken jij en je medewerkers vertrouwd met de nieuwe (cloud)software én nieuwe manier van werken. Je doet kennis en ervaring op en ziet snel resultaat. Medewerkers raken sneller enthousiast dankzij de snelle implementatietijd, proces- en kostenbesparing. Zij zien en ervaren de voordelen in hun dagelijks werk. Zo creëer je draagvlak binnen je organisatie, ook voor verdere digitaliseringsstappen.

Maak voor het gekozen deelproces een toekomstige workflow. Doorloop het proces stap voor stap en breng het van begin tot eind in kaart. Je ziet nu nog beter welke stappen overbodig zijn of misschien wel dubbel worden uitgevoerd. Deze stappen kun je schrappen in je nieuwe procesflow. Tegelijk bepaal je welke stappen je gaat automatiseren. Ook bepaal je hoe je het proces precies digitaal wilt gaan inrichten.

4. Werk agile: maak een backlog en definieer sprints

Vervolgens is het zaak om door te pakken en continuïteit te creëren. Een agile aanpak ondersteunt hierbij. Maak een backlog van de processen die je wilt digitaliseren. Dit is een taken- of wensenlijst met daarop de acties die nodig zijn voor de implementatie. Definieer vervolgens de sprints. In elke sprint – die bijvoorbeeld 4 weken duurt – implementeer je een deel van de processen die je wilt digitaliseren. Prik regelmatig een moment waarin je kort de resultaten tot dan toe presenteert aan betrokken collega’s. Zo zien zij dat het werkt en succesvol is. Sluit vervolgens in elke sprint een nieuw deelproces aan op de digitale informatielogistiek.

Het voordeel van een agile aanpak is dat je de implementatie behapbaar maakt. Je houdt overzicht en werkt effectiever.

Op weg naar een digitale informatielogistiek

Zo bouw je stap voor stap aan een volledig digitale informatielogistiek. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot de juiste documenten. Zij werken hierdoor efficiënter, vanuit één centraal systeem. Uiteraard is de privacy en security hierbij geborgd, dankzij verregaande mogelijkheden voor autorisatie. Documenten zijn na verloop van tijd eenvoudig weer terug te vinden. Zo houd je uiteindelijk meer grip op je processen, bespaar je kosten en houd je meer tijd over. Het belangrijkste: je verstevigt de leveranciers- en klantrelaties en tilt de medewerkerstevredenheid naar een hoger niveau.

Ontdek meer tips over digitaliseren

Wil je meer weten over digitaal document beheer? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk in te richten: lees meer informatie over digitaliseren en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.