Zijn blended conferenties de toekomst?

dinsdag 3 september 2019

De meest recente ontwikkelingen op het gebied van onderwijsinnovatie. Nieuwe ideeën en oplossingen in digitaal onderwijs en hoe die het onderwijs kunnen verbeteren. Deze onderwerpen, maar ook Digitalization en Future Learning, kwamen het afgelopen najaar aan de orde op de eerste LERU-conferentie, georganiseerd door de thematische groep Digital Education. Geïnteresseerden hoefden hiervoor niet per se naar Utrecht af te reizen. Deze conferentie was namelijk op een andere manier opgezet dan dat we van conferenties gewend zijn; blended.

Deze allereerste blended conferentie – die in totaal vier weken duurde – bestond uit twee elementen; een online deel en een face-to-face deel op de campus in Utrecht. Het face-to-face deel was alleen voor genodigden, maar was wel online te volgen. Het online deel van de conferentie daarentegen was open en voor iedereen toegankelijk. In de eerste drie weken konden met regelmaat webinars over verschillende onderwerpen gevolgd worden en deze online activiteiten werden in de vierde week afgerond met een face-to-face meeting op de campus in Utrecht. Het onderwijsinnovatieprogramma Educate-it van de Universiteit Utrecht heeft als lid van de thematische groep digital Education deze eerste LERU blended conferentie mede geïnitieerd, gefaciliteerd en ondersteund.

De opbrengsten

De League of European Research Universities (LERU) is een prominente voorstander van het bevorderen van fundamenteel onderzoek aan Europese universiteiten, wat bijdraagt aan het innovatieproces en de vooruitgang van de samenleving. Digital Education is een van de thematische groepen van de LERU en komt ieder half jaar bijeen op locatie bij een van de 23 deelnemende LERU-instellingen. Daar delen zij kennis en werken zij in een vijftal taakgroepen aan het verder brengen van Digital Education. Een van de belangrijkste redenen om een blended conferentie te organiseren was om de reeds bestaande kennis van en ervaringen met het gebruik van digitale oplossingen in het onderwijs zo breed mogelijk te verspreiden. En dat is gelukt! Meer dan 500 deelnemers uit 45 landen registreerden zich voor het open online gedeelte, waar ze middels webinars, seminars en paneldiscussies deelnamen aan verschillende interactieve sessies. Deze sessies werden ook gestreamd, opgenomen en opengesteld. Door voor deze open vorm te kiezen heeft een grote groep docenten, onderwijsondersteuners en andere geïnteresseerden de kans gekregen om een internationaal netwerk te creëren en de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijsinnovatie te vernemen. Deelname aan de online conferentie kon op twee manieren: actief of passief. Actieve deelnemers namen deel aan de discussie in de Virtual Meeting Room (VMR) en wisselden kennis en ervaringen uit over specifieke onderwerpen in een online community op Slack. Passieve deelnemers konden via een stream op YouTube de webinar volgen of de opname op een later moment bekijken. In totaal zijn door de verschillende taakgroepen van de thematische groep Digital Education in drie weken 40 interactieve online sessies verzorgd.

Aan het tweedaagse on-campus event in Utrecht, dat voor een beperkt aantal deelnemers was opengesteld, hebben 93 deelnemers uit 23 van de 30 LERU- en Central European (CE7) Universiteiten deelgenomen. Parallel aan dit face-to-face deel van de blended conferentie is een special programma voor vice-rectoren Teaching and Learning van deze instellingen georganiseerd. Het doel hiervan was het faciliteren van een discussie over de uitdagingen, kansen en richtingen voor onderwijsverandering voor onderzoeksintensieve universiteiten in het digitale tijdperk. De belangrijkste uitdaging voor de instellingen is het aanpassen aan technologische en maatschappelijke veranderingen. Aansluitend hebben de vice-rectoren samen met collega’s van de Thematic Group Digital Education van gedachten gewisseld over het ‘Digitaal actieplan’ van de EU.

Voor de LERU thematische groep Digital Education is – naast het breed verspreiden van kennis over digitale oplossingen in het onderwijs – het samenwerken op het gebied van onderzoek van onderwijs ook een belangrijk doel. Hoe meer LERU-universiteiten op dit gebied gaan samenwerken, hoe meer en sneller we data verzamelen en des te sneller en beter het effect van digitalisering van het onderwijs kan worden vastgesteld. Het bijeenbrengen van change makers in het onderwijs en de vice-rectoren in de blended conferentie was een van de manieren om dit te bereiken. De blended vorm van de conferentie is ondersteunend geweest aan het realiseren van de doelen van de thematische groep Digital Education.

Daarnaast heeft de blended conferentie ook bijgedragen aan duurzaamheid en inclusiviteit, waarden die bij de Universiteit Utrecht hoog in het vaandel staan. Niet iedereen heeft immers de tijd of de financiële middelen om conferenties te bezoeken. Door conferenties online of blended aan te bieden kunnen ook zij bijblijven bij de laatste ontwikkelingen van belangrijke (onderwijs)onderwerpen. En doordat bij een blended en online conferentie niet of amper gereisd hoeft te worden, levert het ook een flinke bijdrage aan een beter milieu.

Organiseren van een blended conferentie

De opbrengsten en voordelen van een blended conferentie zijn duidelijk. Maar er komt heel wat kijken bij het organiseren van deze vorm. De thematische groep Digital Education, hierbij ondersteund door het programma Educate-it van de Universiteit Utrecht, is hier een jaar van tevoren mee begonnen. De vijf verschillende taakgroepen waren verantwoordelijk voor het creëren van de inhoud van de (online) interactieve sessies. Aangezien deze taakgroepen zijn samengesteld uit medewerkers van de verschillende LERU-instellingen, moest hiervoor op afstand worden samengewerkt. Dit gebeurde veelal online door gebruik te maken van Cloud2Meet, de Virtual Meeting Room die beschikbaar werd gesteld door Ricoh Europe. Door tijdens de voorbereiding op de blended conferentie al gebruik te maken van de voorzieningen die de blended conferentie moeten ondersteunen kon reeds veel ervaring worden opgebouwd.

Naast het organiseren van de inhoudelijke kant van de (online) activiteiten, waren er de nodige technische uitdagingen om de conferentie in een blended vorm aan te kunnen bieden. Voor het zoeken en vinden van oplossingen was het partnerschap van de Universiteit Utrecht met Ricoh Europe onontbeerlijk. Omdat het succes van het online deelnemen aan de blended conferentie staat of valt met goede technische voorzieningen en uitstekende online verbindingen, is dit aspect ruim tevoren uitgebreid getest. Er zijn hiertoe zes Virtual Meeting Rooms ingericht voor de 40 webinars. Iedere VMR kan worden gekoppeld aan een YouTube-account, zodat de webinar ook gestreamd en opgenomen kan worden. Alle streamingsessies kunnen vooraf worden ingepland en daardoor kan de juiste streaminglink tijdig voor de deelnemers beschikbaar worden gesteld. Passieve deelnemers aan de webinars worden uitgenodigd om naar de stream te kijken op YouTube. Actieve deelnemers nemen plaats in de Virtual Meeting Room. Deze VMRs hebben elk een capaciteit van 50 deelnemers. Deelnemers kunnen mondeling en via chat vragen stellen en zo actief participeren aan de webinar. Vanuit het perspectief van beheer is besloten het aantal actieve deelnemers te maximeren op 25 deelnemers per webinar. Per room is één moderator (regisseur) die de webinars, voor zowel het actieve als passieve deel, regisseert. Het programma Educate-it van de Universiteit Utrecht heeft hiervoor werkstudenten opgeleid en ingezet.

De techniek

De LERU blended conferentie werd gesponsord en gefaciliteerd door het samenwerkende partnerschap van Ricoh Europe/Nederland en de Universiteit Utrecht. Het hoofddoel van deze sponsoring door Ricoh was om ervaringen op te bouwen met het technisch ondersteunen van een blended conferentie. Op deze manier konden zij proefondervindelijk ontdekken welke technische behoeften er zijn voor de verschillende online en face-to-face-activiteiten.

Tijdens het online gedeelte van de conferentie werden online activiteiten zoals webinars, seminars, paneldiscussies en keynotes aangeboden. Deze werden met succes gestreamd en opgenomen. Voor deze synchrone virtuele communicatie is de Cloud2Meet-oplossing van Ricoh gebruikt. Uit een groot aantal evaluatieve beoordelingen van de deelnemers bleek dat de meesten positief waren over de inzet van Cloud2Meet. Deelnemers die niet positief waren gaven aan dat niet alle streams goed werkten, het beeld soms bevroor en dat het soms moeilijk was om de presentatoren te horen. Wel gaven zij aan dat de ondersteuning ter plaatse goed was en er verder geen technische problemen waren.

Tijdens het on-campusdeel van de blended conferentie zijn zowel bij de plenaire sessies als bij de kleine groepsworkshops in totaal tien Ricoh Smart Boards gebruikt. Deze Smart Boards zijn gemakkelijk in gebruik en door één persoon te bedienen. Het gebruik van deze Smart Boards in de verschillende sessies, workshops en in de break out-sessies heeft goed uitgepakt. Voor het opnemen en live streamen van de plenaire sessies van het on-campus gedeelte is een 360 ​​gradencamera met microfoon gebruikt. Helaas bleek hiervoor in het historische Academiegebouw van de Universiteit Utrecht een bedrade configuratie nodig te zijn, die moeilijk te realiseren bleek. Het live streamen van 360 video op afstand is niet onmogelijk om te realiseren, maar er is nog meer ervaring nodig om de juiste positie voor een goede opname te krijgen.

De small group sessies (workshops, demonstraties, trainingen, seminars en paneldiscussies) op het on-campus gedeelte waren zowel toegankelijk voor deelnemers die fysiek aanwezig waren als voor online deelnemers. Vanwege de interactieve opzet (subgroepdiscussies met veel interactie) van de sessies was het voor online deelnemers erg lastig om actief deel te nemen. Voor een vervolg op deze blended conferentie moeten hiervoor verschillende opstellingen uitgewerkt worden en de juiste hardware configuraties voor het online faciliteren van interactie in kleine subgroepen worden gerealiseerd.

In de voorbereidingen van de blended conferentie is veel aandacht besteed aan de instructie van de presentatoren en waren er voldoende mogelijkheden plus ondersteuning om voor het online gedeelte van de conferentie te controleren, te trainen en te repeteren. We hebben geconstateerd  dat de meeste presentatoren en deelnemers deze mogelijkheden ter voorbereiding niet hebben gebruikt. Dit zou een van de verklaringen kunnen zijn voor enkele lagere beoordelingen van deelnemers voor de gebruikte techniek. Voor een vervolg van een blended conferentie is een vrijwillige instructie voor de presentatoren van online activiteiten niet voldoende. Voor het welslagen van de online sessies is het een randvoorwaarde dat de presentator (en de deelnemers) ervoor zorgen dat ze goed voorbereid zijn en vooraf een technische repetitie- en trainingsoefening hebben. Het ontwikkelen van een online trainingsfaciliteit, die presentatoren en deelnemers zelf kunnen bezoeken, is daarvoor van harte aan te bevelen. Evenals het zorgen voor een (virtuele) tutor die ondersteuning, begeleiding en feedback aan de presentatoren en deelnemers kan bieden. Praktijkoefeningen en een goede voorbereiding zijn essentieel voor de kwaliteit van de online activiteiten.

Zijn blended conferenties de toekomst?

De ervaringen van Educate-it met de allereerste blended conferentie laten de potentie zien voor het in de toekomst breder toepassen en inzetten van (online en) blended conferenties. Voor mensen die niet de financiële middelen, tijd of mogelijkheden hebben om een ​​congres fysiek te bezoeken is het een uitkomst en draagt het bij aan het – op een laagdrempelige manier – verspreiden van kennis.

Uiteraard draagt een online of blended conferentie ook bij aan duurzaamheid omdat er niet of minder gereisd hoeft te worden door de deelnemers. Om de digitale toegankelijkheid tot een blended conferentie te vergroten moeten de toegang, verbindingen en manieren om samen te werken verder worden verbeterd. Online en op afstand samenwerken in het onderwijs zal steeds normaler worden, maar kent nog meer en andere uitdagingen dan de zakelijke online vergaderingen die in het bedrijfsleven al volop worden toegepast.

Het zal ook in de toekomst zeker belangrijk blijven om collega’s fysiek te blijven ontmoeten. Wat dat betreft zal online interactie op afstand de face-to-face bijeenkomsten niet volledig gaan vervangen. Maar met de zich steeds verder verbeterende techniek en communicatiemiddelen, zoals 360 graden videocamera’s, het 5G netwerk en de technologie van hologrammen, zal online samenwerking en communicatie op afstand steeds normaler en realistischer worden.