Betere bedrijfsresultaten met digitaliseren

donderdag 5 september 2019

Je werknemers hebben bepaalde verwachtingen op technologisch gebied waar jij aan zult moeten voldoen. Geef je ze de juiste middelen in handen, dan zorg je voor meer productiviteit, betere samenwerking tussen teamleden en betere communicatie met klanten.

Doe je dat niet, dan heb je kans op werknemers die het plezier in hun werk verliezen. Daar wordt het contact met je klanten niet beter van. En als de customer experience achterblijft, is er altijd wel een concurrent die de klant van je wil overnemen.

Hoe ziet digitaliseren er voor jou uit?

Je moet zien te achterhalen op welke gebieden je digitalisering nodig hebt om je bedrijfsvoering aan te laten sluiten bij je bedrijfsstrategie,. Inclusief doelstellingen als bedrijfsgroei, kostenbesparingen, procesverbeteringen en specifieke projectdoelstellingen. Hoe doe je dat?

Als je de juiste stappen zet op weg naar digitalisering, nemen de agility en productiviteit van je werknemers toe en gaan ze beter met elkaar samenwerken. Waarom? Gewoon omdat het leuker wordt om bij jouw bedrijf te werken. Stel jezelf om te beginnen drie vragen: wat zijn je zakelijke doelstellingen, welke processen gebruik je momenteel en met welke technologie kun je die twee met elkaar in harmonie brengen? In dit artikel leggen we in drie stappen uit hoe jij van digitalisering een succes kunt maken.

1. Neem je documentbeheer onder de loep

Om van punt A naar punt B te komen, moet je eerst weten hoe punt A er precies uitziet. Daar kom je achter door allereerst onder de loep te nemen hoe er binnen jouw bedrijf met documenten wordt omgegaan. Hoe wordt er geprint? En hoe ziet het documentbeheer eruit? Kom je om in het papier? Staan door de hele organisatie overvolle archiefkasten? Aan de hand van dit soort vragen ontdek je in welk model voor digitale volwassenheid jouw bedrijf valt. Zo begrijp je beter hoever je bent in het digitaliseringsproces en welke koers je wilt varen. Misschien blijkt een van de volgende drie scenario’s op jouw situatie van toepassing te zijn:

• Veel papier: voor het voortzetten van de core business wordt veel met de hand en op papier gedaan, waarbij wel iets van digitaal gegevensbeheer wordt gebruikt.
• Digitaal: voor het stimuleren van opkomende business worden digitale technologieën en gegevens ingezet en krijgen je mensen inzichten waar ze iets kunnen.
• Volledig digitaal: voor het verkrijgen van nieuwe business richt je je activiteiten, processen etc. zo in dat je de voordelen van digitale technologieën optimaal kunt benutten.

Geen bedrijf past qua digitale volwassenheid precies binnen een van deze drie kaders. Sommige moeten nog beginnen met het inscannen van hun papieren documenten. Zij doen alles nog met de hand en op papier. Andere hebben bepaalde processen al gedigitaliseerd en zijn al wat verder op weg.

Breng je documentprocessen in kaart

Je gaat dus bepalen hoe ‘volwassen’ je bedrijf is qua digitalisering door je huidige processen voor documentbeheer in kaart te brengen. Belangrijk is om hier je zakelijke doelstellingen naast te houden en aanbevelingen voor vervolgstappen op te stellen. Eigenlijk zou je al deze activiteiten als één stap kunnen zien. Als je nagaat hoe het er momenteel voor staat qua printen en documentverwerking, worden toekomstige zakelijke doelen ook ineens veel duidelijker. Je kunt overwegen een consultingteam in te schakelen met veel ervaring op het gebied van digitalisering. Deze mensen kunnen je helpen de bestaande situatie objectief te bekijken. Maar of je er nu een consultant bij betrekt of niet: door anders te gaan denken over technologie, ga je gaandeweg betere beslissingen nemen.

Digitaliseringsexperts begrijpen dat bedrijven weinig aan technologie hebben als die hun strategische activiteiten niet effectief ondersteunt en de innovatie ermee uitblijft. Door anders over technologie te gaan denken, ga je beter begrijpen wat technologie waard is voor het behalen van betere bedrijfsresultaten. Maar voordat je daaraan toekomt, moet je eerst weten welke route gegevens nu nog door je hele organisatie afleggen.

Kijk naar je huidige printinfrastructuur

Ga ook na in hoeverre de huidige printinfrastructuur de tijd van je IT-personeel opslokt. Bedrijven gebruiken hun printtechnologie vaak niet zodanig dat de processen daadwerkelijk efficiënter gaan lopen en IT’ers zich met relevantere zaken kunnen bezighouden. Misschien is het veel logischer om je printserver in te ruilen voor de cloud. Zo krijgen je medewerkers meer tijd voor activiteiten die bijdragen aan je bedrijfsstrategie. Als je printinfrastructuur zich al deels of in z’n geheel in de cloud bevindt en je je documenten rechtstreeks naar de cloud scant, heb je al een hoger volwassenheidsniveau dan een bedrijf dat al het printwerk lokaal verwerkt. Dit is een stap in de goede richting. Zodra je een goed beeld hebt van je huidige processen voor documentbeheer, kun je de mogelijkheden van verdere digitalisering gaan verkennen.

2. Maak je processen efficiënter met digitale gegevens

Volgens onderzoeksbureau IDC beweert “87% van de directeurs dat digitalisering prioriteit heeft. Maar we zien vaak dat ze het ‘waarom’ niet begrijpen. Plat gezegd zien ze digitalisering alleen als een verzameling technologieën en oplossingen, niet als een middel waarmee ze naar hun zakelijke doelstellingen toe kunnen werken. De overtuiging dat je op zoek moet naar technologie ‘omdat het moet’ helpt je niet bij het achterhalen van de juiste technologie voor jouw bedrijf. Voordat je op zoek gaat naar de juiste technologie, moet je jezelf het volgende afvragen:

1. Hoe kunnen we gegevens beter benutten om ervoor te zorgen dat onze technologie beter werkt en onze werknemers sneller kunnen handelen?
2. Welke handmatige processen kunnen we automatiseren, zodat onze mensen meer tijd hebben voor activiteiten die bijdragen aan de bedrijfsstrategie?
3. Hoe krijgen we een digitale werkplek van de grond waarmee onze medewerkers analytischer, flexibeler, innovatiever en creatiever worden?

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen vormt er zich een toekomstbeeld van gebruiksvriendelijke documentprocessen door je hele organisatie heen. Met dat beeld voor ogen ga je bepalen hoe je je gegevens idealiter zou digitaliseren op een manier die de gebruikersprocessen van begin tot eind ten goede komt. Hieronder gaan we wat dieper in op de bovenstaande vragen:

Vraag 1: Bepaal of je bedrijf voldoende in staat is de core business voort te zetten en te behouden. Tegenwoordig moeten we ideeën en informatie razendsnel kunnen uitwisselen, maar daar is het klassieke kantoor niet op ingericht. Uit het antwoord op de eerste vraag kun je opmaken op welke punten snel handelen er voor jouw business het meest toe doet. Zo achterhaal je welke informatieprocessen wat meer efficiëntie kunnen gebruiken.

Vraag 2: Ontdek hoe je opkomende business kunt bevorderen. Hiervoor moeten medewerkers op locatie én op afstand de mogelijkheid krijgen flexibeler te handelen en tijd hebben voor activiteiten die bijdragen aan je bedrijfsstrategie. Je geeft ze die vrijheid door handmatige processen te automatiseren. Als je in kaart hebt gebracht welke processen moeten worden geautomatiseerd, dan kun je gaan kijken naar samenwerkingshulpmiddelen waarmee je werknemers vrijer met elkaar én met je klanten van gedachten kunnen wisselen.

Vraag 3: Uiteindelijk moet je bepalen hoe je in de toekomst voor nieuwe business wilt zorgen. Dat doe je door je medewerkers de digitale ondersteuning te geven die ze nodig hebben om ideeën met elkaar uit te wisselen en innovatiever te werk te gaan. Met alle werkplekoplossingen van nu kun je de productiviteit voor een groot deel aan de technologie overlaten en kunnen je medewerkers zich bezighouden met innoveren. Dit is een toekomstgerichte insteek: dankzij digitalisering kan je team beter aan jouw zakelijke doelstellingen werken.

Je kunt digitalisering ook als volgt zien: het is een stap waarmee je van trage, inefficiënte printprocessen overgaat op geoptimaliseerde workflows. Als je eenmaal hebt bepaald hoe je digitale gegevens het beste kunt opslaan en met je medewerkers en klanten kunt delen, ga je plannen hoe je deze gegevens kunt optimaliseren via gebruikersprocessen. Met andere woorden: je gaat plannen hoe je je team optimaal aan het werk krijgt.

3. Gebruik digitalisering om je team optimaal te laten presteren

Bij stap 2 heb je onderzocht hoe je werknemers gegevens op een efficiëntere manier kunnen gaan gebruiken. Bij stap 3 ga je kijken hoe je alle processen door je hele organisatie optimaal in kunt richten. Daarmee kun je namelijk:

• Interne en externe medewerkers de tijd en middelen in handen geven om eenvoudiger en doeltreffender samen te werken.
• Je werknemers beter en productiever laten werken met handige technologie die voor gestroomlijnde workflows zorgt.
• Gegevens meten en informatie inzichtelijker maken voor werknemers, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Kies de juiste technologie

Hoe je precies naar deze stap kijkt, is belangrijk. Het gaat niet zozeer om het gebruik van de technologie zelf. Je wilt het gedrag van je werknemers beïnvloeden door processen te verbeteren met behulp van de juiste technologieën.

Beperk het aantal handmatige handelingen en maak je gegevensprocessen efficiënter. Dan maak je het verschil tussen de technologie thuis en op het werk kleiner – en reken je af met de frustraties onder je werknemers. Belangrijk is daarbij dat je je richt op het ‘hoe’ van de workflows: hoe moeten die processen precies veranderen om optimale resultaten te behalen? Het antwoord op die vraag leidt je naar de specifieke technologieën die aansluiten bij de unieke werkstijlen van je mensen.

Blijf de concurrentie voor

Heb je nog maar weinig tot niets gedaan aan digitalisering? Bedenk dan dat de economie van nu zwaar leunt op technologie. En bedenk ook dat je de concurrent alleen kunt bijbenen als je je werknemers de juiste tech aanreikt. Er moet dus dringend gehandeld worden. Hoe eerder je begint met digitaliseren, hoe beter je de concurrentie voor kunt blijven.