Digitale factuurverwerking en orderontvangstbevestigingen bij Nike

woensdag 28 april 2021

Digitale factuurverwerking dat voorheen met de hand werden gedaan, bespaart tijd en energie. Als je als onderneming een digitale transitie op de juiste manier aanpakt, bewerkstellig je een enorme efficiencyslag. Het groeiend aantal facturen en orderbevestigingen van b2b-klanten vanuit de hele wereld bracht Nike ertoe om deze stap te nemen. Het bedrijf digitaliseerde een groot aantal b2b-documenten. Lees wat het Nike én de klanten oplevert.

Het Amerikaanse concern Nike staat wereldwijd bekend om het ontwikkelen, ontwerpen en produceren van sportkleding, schoenen en accessoires. Het bedrijf is de grootste leverancier van sportschoenen en -kleding ter wereld.

De digitalisering van documenten

Het afgelopen decennium won digitaal document management wereldwijd terrein. Tegelijkertijd steeg de levertijd van poststukken en namen posttarieven toe. Redenen voor Nike om op zoek te gaan naar een oplossing om b2b-documenten te digitaliseren.

Messias Barquina-Bico, Global Customer Finance Process Excellence Director bij Nike legt uit waarom een digitaliseringsslag niet kon uitblijven: “Het printen van facturen en verzenden van papieren orderontvangstbevestigingen was erg tijdrovend. Soms duurde het weken voordat onze documenten aankwamen bij klanten. De lange levertijden hadden steeds meer negatieve impact op de betalingstermijnen en cashflow. Daarnaast sloot het intensieve papiergebruik niet langer aan bij onze duurzame bedrijfsdoelstellingen. Tijd voor een nieuwe werkwijze!”

Uitbreiding van het Nike.net-platform

De oplossing: nieuwe functies in het bestaande b2b-platform Nike.net: een digitale omgeving waarin retailklanten al terechtkonden om catalogi in te zien, de beschikbaarheid van producten te controleren of bestellingen te plaatsen.

Messias: “We voegden functies toe aan het bestaande b2b-platform. De toevoegingen moesten ervoor zorgen dat retailklanten documenten kunnen bekijken die ze voorheen ontvingen per post, zoals facturen. Ook orderbevestigingen maakten we digitaal inzichtelijk. Met als doel om meer transparantie te bieden door klanten inzicht te geven in de status van hun bestelling. We maakten een voorheen onzichtbaar deel van de keten zichtbaar.”

Verbeterde cashflow en tijdwinst met digitale factuurverwerking

Nike digitaliseerde meer dan 30 procent van alle uitgaande facturen in het eerste jaar. Inmiddels wordt nog maar een klein aantal facturen op verzoek geprint. Zoals verwacht bespaart Nike door de nieuwe functies in Nike.net op kosten. Retailklanten ontvangen de facturen binnen enkele seconden, waardoor de klant sneller betaalt en de cashflow van Nike substantieel beter is dan voorheen.

De nieuwe functies in Nike.net leveren ook tijdwinst op. Messias: “Digitale factuurverwerking en ontvangstbevestigingen vragen minder van onze tijd en aandacht dan de papieren varianten. Dat betekent niet automatisch dat je achterover kunt leunen. In de regel vraagt ook een digitale applicatie een investering in tijd, in de vorm van onderhoud. Gelukkig zijn deze processen voor ons geautomatiseerd. Hierdoor besparen we écht tijd, en ontvangen onze klanten de snelle service die ze verdienen.”

Saillant detail: aan ‘de buitenkant’ zie je niet dat de nieuwe functies in Nike.net zijn ontwikkeld door een externe partij. Messias: “De huisstijl van Nike is tot in detail doorgevoerd, waardoor de nieuwe functies een echte Nike look-and-feel hebben.”

Meer (digitale) diensten

Messias: “We gebruiken nu ook een digitaal dashboard. Dit helpt ons om meer inhoudelijke beslissingen te maken. Een voorbeeld: we zien hoe vaak en wanneer klanten een factuur openen. Op basis van deze statistieken verbeteren we vervolgens onze digitale klantreis. Erg nuttig!

Natuurlijk printen we soms nog documenten. Hiervoor gebruiken we een oplossing voor beveiligd printen. Met deze oplossing kan het Nike-team altijd en overal veilig printen met een code of persoonlijke pas. Het verlaagt tevens onze printkosten en zorgt voor efficiënt printmanagement.”

Soepele overgang naar digitale factuurverwerking

Messias kijkt terug op een mooie transitie. Hij is tevreden met het eindproduct en de geboekte resultaten. “Door de goede oplossing ging de overstap beter dan we hadden kunnen hopen. We hebben een product waarmee we tijd en geld besparen, een betere cashflow realiseren en dat ons helpt om duurzame doelen te behalen.”

Toekomstplannen

Dat digitale ontwikkelingen niet stilstaan, weet ook Messias. “Digitale oplossingen worden steeds beter en sneller. Daarom luisteren we graag naar digitale experts. We nemen hun advies echt ter harte. Zo blijven we continu doorontwikkelen. Zie het als een digitale evolutie, die we samen met onze partners doormaken.”

Lees de case

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Nike omtrent digitale factuurverwerking? Lees de case.