E-invoicing en onboarding van klanten en leveranciers

dinsdag 8 augustus 2023

E-invoicing: in de vierde podcastaflevering van DigiFinance hebben Patrick en ik het al gehad over de voordelen ervan. In de vijfde aflevering gingen we in op de rol van e-invoicing in organisaties. In deze dertiende podcast duiken we nóg dieper in het onderwerp: het onboarden van klanten en leveranciers op een e-invoicingplatform.

Je hebt als organisatie de keuze gemaakt voor e-invoicing. Gefeliciteerd! Maar, het meekrijgen van je leveranciers en klanten kan een uitdaging zijn. Hoe zorgt jouw organisatie ervoor dat leveranciers e-invoices sturen en klanten e-invoices willen ontvangen? In deze podcast bespreken Patrick en ik hoe je dit tot een succes maakt – en hoe je eventuele valkuilen uit de weg gaat.

Ontzorgen

Er zijn e-invoicing aanbieders die volledige ontzorging beloven. Zij nemen dan contact op met jouw leveranciers, om hen te onboarden op het e-invoicingplatform dat jij gebruikt. Dan heb je echter geen controle over de uiteindelijke resultaten. Daarnaast willen veel leveranciers de overstap naar e-invoicing pas zetten als zij er ook iets voor terugkrijgen. Ze zien dit als een kans om te onderhandelen over bijvoorbeeld betalingstermijnen en de prijzen van jouw producten.

Laaghangend fruit

Patrick beaamt dit: “Het werkt beter als je zelf contact opneemt met de belangrijkste leveranciers. Dan kun je het gesprek sturen en goede afspraken maken. Een goed begin is het laaghangend fruit: het deel van jouw leveranciers dat al in staat is om e-invoices te sturen.” 
 
Daar kan ik mij goed in vinden. In het telefoonboek van Peppol staan bijvoorbeeld alle organisaties die al e-invoices kunnen versturen of ontvangen. Zo neem je makkelijk contact op met jouw leveranciers om aan te geven dat jouw organisatie hun e-invoices kan ontvangen en verwerken. Op deze manier kan je al snel het gemak en de comfort van e-invoicing ervaren.

Uit de praktijk: goede afspraken maken

Toch bestaat de praktijk uit meer dan alleen een e-invoicingsplatform gebruiken. Een klant van ons gaf bijvoorbeeld aan dat zij gebruikmaken van Peppol voor het ontvangen van facturen. Maar hun leveranciers bleven toch pdf’s sturen. Het e-invoicingplatform werkt goed, maar je leverancier moet natuurlijk wel weten dat je e-invoices kunt ontvangen. Jij en je leveranciers moeten daarnaast wel duidelijke afspraken maken over het formaat van de facturen en de volledige data die nodig is voor het verwerken van de factuur. 
 
Het maken van goede afspraken kun je al starten bij het selecteren van nieuwe leveranciers, door in het contract te vermelden dat je alleen e-invoices wil ontvangen.

Beginnen met uitgaande facturen

Het ontvangen van e-invoices klinkt logisch om mee te beginnen, maar het is makkelijk om met uitgaande facturen te starten. Factureren naar klanten is namelijk makkelijker omdat je 100% controle hebt over de data die op de factuur moet komen. Ze komen immers uit je eigen systeem. Ook de wijze van versturen is eenduidig: als e-invoice. Wel belangrijk om met je klanten af te stemmen of ze een e-invoice kunnen en willen ontvangen.

Awareness creëren

Het begint met een stukje awareness. Jouw klanten weten misschien niet dat e-invoicing ook in hun voordeel is. Ga daarom met ze in gesprek over deze voordelen. “Dit is onderdeel van je dienstverlening,” vult Patrick aan. “Je verleent extra service ten opzichte van hoe jullie zaken met elkaar doen.”

Tips voor snel comfort

Er zijn een paar simpele tips die je nu al kunt toepassen: 
 
– 1. Opvallende banner
Stuur je nu nog facturen als pdf naar klanten? Dan kun je in het begeleidende bericht of op de factuur zelf een opvallende banner plaatsen waarin staat dat de klant voortaan de facturen ook als e-invoice kan ontvangen. Met een link erbij, want dan kunnen je klanten zich meteen aanmelden. Deze tip werkt ook goed in een orderbevestigingsmail aan je leveranciers voor onboarding van inkomende facturen. 
 
– 2. Beloning
Patrick vertelt hoe sommige organisaties aangeven een factuur niet ontvangen te hebben. Gevolg hiervan is dat je de factuur nogmaals moet versturen, waarbij de betaaltermijn opnieuw ingaat. Dit zorgt voor een langere looptijd voor betalingen. Dit kun je dus voorkomen met e-invoicing. Met een e-invoice is altijd traceable wie een factuur op welk moment daadwerkelijk heeft ontvangen. Onboarding hierop kun je bevorderen door korting te geven als klanten bijvoorbeeld binnen 14 dagen betalen.” Hier ben ik het zeker mee eens. Dit is ook onderdeel van adoptie: ervoor zorgen dat klanten willen meewerken. En dit lukt vaak met een beloning. Zo halen jij en je klant samen voordeel uit e-invoicing.

Conclusie: strategiesupport

Een aanbieder van e-invoicing kan je alles uit handen nemen, maar in de kern draait onboarding om slimmer zakendoen en het gesprek aangaan met je klanten en leveranciers. Patrick eindigt deze aflevering met een conclusie: “Zoek juist een partner die niet alleen ondersteunt bij de techniek van je e-invoicingplatform maar ook helpt bij je strategie. Zo werkt e-invoicing beter voor jou en creëer je een reële onboardingsstrategie. Uiteindelijk vergroot je het succes van e-invoicing voor jouw organisatie en voor de keten.”

Luister de podcast

De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.