Een goede thuiswerkplek verhoogt de productiviteit

donderdag 21 oktober 2021

Hybride werken is de nieuwe standaard. Hierbij werken medewerkers deels op kantoor en deels vanuit huis. Om hun productiviteit te verhogen, is het belangrijk dat de thuiswerkplek optimaal is ingericht. Ik deel graag de voordelen én een aantal belangrijke aandachtspunten.

Het belang van een goed thuiskantoor wordt nog wel eens onderschat. Vaak leeft de gedachte: als er thuis een plek is om te zitten en om de laptop open te slaan, is dat voldoende. Toch missen medewerkers thuis al snel de hoogwaardige, technische faciliteiten die wel op kantoor aanwezig zijn. Door dit ook thuis aan te bieden, werken zij hier veel productiever én plezieriger.

Het ideale huiskantoor

De technische voorzieningen die ik in elk geval adviseer voor een goede thuiswerkplek, zijn als volgt:

• twee monitoren
• headset en webcam
• externe toetsenbord en muis

Daarnaast hebben je medewerkers ook ergonomische faciliteiten nodig, namelijk een goed (verstelbaar) bureau en een passende bureaustoel. Zorg dat medewerkers kunnen rekenen op een arboproof thuiswerkplek. Dat is uiteraard óók belangrijk voor het welzijn op kortere en langere termijn.

27% productiever

De juiste voorzieningen werken aantoonbaar productieverhogend. Zo is gebleken dat de productiviteit van medewerkers met 27% stijgt als zij werken met twee schermen. Een andere optie is om één monitor en een laptopverhoger aan te bieden. Op deze manier staat het laptopscherm op dezelfde hoogte als de monitor, waardoor de werknemer alsnog twee schermen heeft.

Professionele camera

Een ander belangrijk aandachtspunt is de camera waarmee de medewerker vergadert. Vaak wordt gedacht dat de geïntegreerde camera in de laptop volstaat. Hoewel dat strikt genomen ook wel zo is (je kunt elkaar zien), valt er vaak nog een hoop aan kwaliteit te winnen. Als je dagelijks veel videovergadert, wil je een camera die niet hapert en een zo hoog mogelijke beeldkwaliteit biedt. Daarnaast zijn geïntegreerde camera’s vaak kwetsbaar en hackgevoeliger. Een externe camera is al snel veel hoogwaardiger én dus aan te raden voor de thuiswerkplek.

Geluid: de belangrijkste schakel bij videobellen

Bij videobellen is het geluid haast nog wel het belangrijkste, want als je elkaar niet goed verstaat, is het onmogelijk om goed te communiceren. De meeste laptops zijn voorzien van een ingebouwde microfoon die niet gemaakt is om spraak op te nemen. Ze zijn ontwikkeld om geluid op te nemen en nemen dus ook andere geluiden op dan jouw stem. Er ontstaat dan een klankkast-effect, waardoor je elkaar niet goed kunt verstaan. Of stemmen klinken erg hol. Dat kan ongemerkt heel vermoeiend zijn of er kan miscommunicatie ontstaan.

Headsets: thuis en op kantoor

Zorg daarom dat je medewerkers de beschikking hebben over hoogwaardige headsets die omgevingsgeluiden dempen of afsluiten. Deze headsets komen natuurlijk ook op kantoor van pas. Bijvoorbeeld als je overleg hebt in een grote, open ruimte waar ook anderen werken of onderweg in het openbaar vervoer.

Gebruik dezelfde type apparaten

En wil je het faciliteren van de thuiswerkplek eenvoudiger maken voor jezelf? Door de apparatuur te standaardiseren, hoef je maar van één type technische voorzieningen en (reserve)onderdelen in te kopen. Het kost op de lange termijn ook veel minder tijd om de apparatuur te beheren en te onderhouden, want IT kent alle apparatuur door en door.

De thuiswerkshop

Je faciliteert thuiswerken helemaal goed als je je medewerkers een zogenoemde ‘thuiswerkshop’ aanbiedt. Dit is één omgeving waarin werknemers – bijvoorbeeld met een tegoedbon – zelf de benodigde ergonomische en technische voorzieningen kunnen bestellen. Inclusief levering en installatie. Als organisatie is het mogelijk om vooraf zelf de gewenste voorzieningen te selecteren. Dit geeft je een beter overzicht van alle faciliteiten die medewerkers gebruiken voor de thuiswerkplek. Zo kan iedereen ook makkelijker declareren. Je biedt complete hulp aan.

Meer weten of vragen?

Met deze inzichten en faciliteiten werken jouw mensen prettiger en productiever vanuit hun thuiswerkplek. Wil je dit integreren in jouw beleid voor hybride werken? Lees dan mijn artikel over de balans tussen thuiswerken en werken op kantoor. Wil je dat medewerkers ook op kantoor prettiger werken? Lees mijn artikel over het inrichten van je kantoor. Heb je nog vragen over thuiswerken of hybride werken? Neem dan contact met mij op, ik help je graag.

Webinar: hybride vergaderen

Hoe kun je nóg beter vergaderen vanuit je thuiswerkplek? Ontdek dit en meer in het webinar op dinsdag 9 november. Ook komen de verschillende technische voorzieningen aan bod en hoe deze succesvol zijn toe te passen, zowel op kantoor als thuis. Meld je aan.

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.