Hybride werken: bricks, bytes & behavior

donderdag 10 maart 2022

Hybride werken is niet meer weg te denken. De meeste organisaties houden deze ‘nieuwe manier van werken’ aan. Het is de kunst om samen met je medewerkers een balans te vinden tussen werken op kantoor en thuiswerken. Ik zie bijkomende uitdagingen én succesfactoren.

Afspraken maken over hybride werken doe je samen. Het is dan ook belangrijk om je medewerkers hierin mee te nemen. Waarom? Ten eerste: routine. Jarenlang was die 5 dagen per week hetzelfde. Als voorbeeld: je staat op, maakt je klaar voor werk en stapt in de auto om de hele dag naar kantoor te gaan. Met het verplicht thuiswerken is voor de meeste mensen (80%) die routine enorm veranderd. Je ontbijt bijvoorbeeld gezamenlijk met de kinderen, zit de hele dag achter een beeldscherm op zolder en maakt vaker een lunchwandeling.

Balans in persoonlijke belangen

Als je hybride blijft werken moeten medewerkers die nieuw opgebouwde routine nóg een keer veranderen. Met als verschil tussen twee jaar geleden en nu: toen móest het, nu doen we het zelf. Een nieuwe routine opbouwen vraagt om rust en duidelijkheid. Zeker bij grote organisaties ontstaat dat niet zomaar. Het is belangrijk om hier actief mee aan de slag te gaan, wil je niet terugvallen in extremen.

Daarbij rijst de vraag: wat is een goede balans? Wat me opvalt, is dat mensen hun persoonlijke belangen nu zwaarder vinden wegen. Die ontbijtjes met de kinderen bevallen bijvoorbeeld wel erg goed. Net als het buiten de files om rijden.

‘Flatten the curve’

We kunnen de toekomst niet voorspellen, maar wel kijken naar andere landen. Neem Australië, een land met een vergelijkbare cultuur als in Nederland. Afgelopen zomer ging daar alles weer open. Wat we daar zagen: 80 tot 90% van de mensen ging weer 3, 4 of 5 dagen per week naar kantoor.
Een piek die je liever ziet afvlakken. Dat is precies wat gebeurde bij organisaties die, onder begeleiding van een veranderkundige, afspraken maakten over hybride werken. Na verloop van tijd werd de kantoor/thuis-verdeling 70/30 en 60/40. Iedere medewerker werkte dan bijvoorbeeld 60% op kantoor en 40% vanuit huis.

Groepsdruk

Bij organisaties waar geen afspraken waren gemaakt, vonden medewerkers de regels onduidelijk. En ze voelden groepsdruk. Ze hadden het gevoel dat ze dingen misten als ze niet naar kantoor kwamen. Of dat ze niet werden gewaardeerd. Dat is voor mij een tweede belangrijke reden om met je medewerkers in gesprek te gaan.

Betrek een veranderkundige

Oké, maar hoe pak je dat dan aan in je organisatie? Daar is geen simpel antwoord op te geven. Niemand heeft namelijk de post-covid-situatie meegemaakt. Iedereen met een idee, heeft geen antwoord. Wat we willen veranderen (hybride werken) is nieuw. Maar: de organisatieverandering waar we voor staan (routine aanpassen, in gesprek gaan, persoonlijke belangen accepteren) is niet nieuw. Dat doen we al 30 jaar. Denk aan activity based working (ABW), agile werken, etc. Zorg er daarom voor dat je iemand betrekt die ervaring heeft met dát soort veranderingen. Dan bedoel ik: nieuwe ervaringen opdoen met grote groepen mensen.

Formuleer je doel

Een andere belangrijke factor bij deze verandering is je doel helder formuleren. Weet wat je wilt, waar je naartoe werkt. Een helder doel stellen doe je door te kijken naar hoe we nu werken en hoe we vóór de pandemie werkten. Wat gaat wel/niet goed? Wat is het resultaat daarvan? Is de samenwerking toegenomen of verbeterd? Hoe is de fysieke en mentale gesteldheid van medewerkers? Heeft de leidinggevende nog grip? Hoe staat het met de creativiteit? Is er nog werkplezier?

Bricks, bytes & behavior

Wij werken daarvoor met een managementtool waarmee we inzicht hebben in hoe mensen werken. Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat managers ’s avonds nog mailen. Iets om met organisaties over in gesprek te gaan. Wat vinden jullie hiervan? Moeten we hier iets mee? Vandaaruit kijken we naar bricks, bytes & behavior: wat is er nodig om die nieuwe doelen te behalen in termen van de thuiswerkplek, technologie en cultuuromslag?

De uitdagingen

Kijkend naar die bricks, bytes & behavior kunnen er wel honderden uitdagingen zijn. Maar er zijn er twee die voor de meeste organisaties van toepassing zijn.

Het gevaar van multitasken

De meeste thuiswerkers zijn afhankelijk van IT. Waar je eerder heen en weer liep op kantoor, en regelmatig even een praatje maakte, zit je nu de hele dag achter je beeldscherm. Dat vraagt om multitasken. Er komt de hele tijd mail binnen, je kunt Googelen naar alles wat je wilt, het nieuws checken, etc. Dat leidt af en kost enorm veel energie. Het is ook gevaarlijk, want je kunt je niet de hele dag focussen. Het leidt tot minder productiviteit en een mindere gezondheid. We moeten met elkaar tot een andere modus komen: bewust ‘gezonder’ thuiswerken.

Productiviteit vs. vitaliteit

Veel mensen voelen zich als ze thuiswerken toch verplicht om de hele dag gefocust te zijn. Daardoor is de productiviteit van organisaties enorm gestegen in de afgelopen jaren. Tel daarbij op de extra uren die ze zijn gaan werken, doordat ze niet meer een uur in de file hoeven te staan, bijvoorbeeld. Het gevaar hierbij: de directie van organisaties beseft dit niet en hoopt dat die verhoogde productie blijft bestaan. Dit geeft spanning tussen de verwachtingen van de directie en wat er in de praktijk geleverd kan worden. Ga daarom in gesprek over vitaliteit.

De succesfactoren

Om je verandering een succes te maken, is het dus belangrijk om in gesprek te gaan met de directie. Kijk ook naar wat de kansen zijn voor individuen of groepen. Net als individuen hebben ook groepen bepaalde belangen. Bespreek hoe iedereens belangen even zwaar meegeteld kunnen worden. En last but not least: hoop niet dat de verandering vanzelf ontstaat. Ga er écht mee aan de slag. En voorkom teleurstelling.

De hulpmiddelen

Gelukkig zijn er een aantal middelen om de verandering soepeler te laten verlopen. De twee belangrijkste waar iedere organisatie gebruik van zou moeten maken zijn:

AV en IT

Om mensen mee te nemen in het hybride werken zijn audiovisuele (AV-) middelen van groot belang. Je wilt dat de mensen die thuis zitten net zo goed de vergadering kunnen volgen als de mensen in de vergaderzaal. Zorg dus voor goede schermen, thuis én op kantoor. Goed werkende IT is daarbij ook belangrijk. Software (MS Teams) en middelen (headset) zijn onmisbaar voor goede communicatie. Maar ook een prettige bureaustoel, extra muis, toetsenbord en een computerbril dragen bij aan comfortabeler en daarmee productiever thuiswerken.

Stap voor stap

Veranderingen draaien om gesprekken met mensen. Niemand heeft de wijsheid in pacht. Werk samen van experiment naar experiment. Kijk wat werkt. En maak het hele proces stap voor stap beter. Tip: betrek daarbij mensen die vaker een verandering hebben gemanaged, die goed kunnen leiden.

Samenvattend

Gezond hybride werken gebeurt niet zomaar. Je moet er echt mee aan de slag en je medewerkers meekrijgen om extremen te voorkomen en samen een nieuwe routine mogelijk te maken. Het is daarbij belangrijk om je doel helder voor ogen te hebben. En rekening te houden met uitdagingen én succesfactoren. Heb aandacht voor de vitaliteit van je medewerkers en onderzoek wat haalbaar is qua productiviteit. En voorzie in goedwerkende hulpmiddelen.

E-book ‘Werken vanaf nu’: lees alle inzichten en adviezen

Ben je benieuwd hoe je nieuwe manieren van werken tot een succes maakt in jouw organisatie? Download het e-book ‘Werken vanaf nu’. Hierin lees je hoe andere organisaties het aanpakken en doe je voordeel met concrete adviezen. Of neem contact met mij op.