Innovatie in print bij Data B. Mailservice

donderdag 8 oktober 2020

Als specialist in crossmediale documentstromen biedt Data B. Mailservice haar klanten een uitgebreid pakket aan digitale dienstverlening. Tegelijkertijd weet Data B. Mailservice het printvolume steeds op peil te houden. “Print blijft relevant”, stelt directeur Liana Willems-Klaster. “Maar dat vereist wel dat we voortdurend scherp blijven opereren.”

Het bedrijf heeft, sinds de start in 1990, ervaren hoe de omslag van print naar digitaal zich voltrekt – en er ook steeds op ingespeeld. Bijvoorbeeld door met een team van eigen software-ontwikkelaars  voor slimme digitale betaaloplossingen te zorgen. Maar ook door met innovatieve printtechnologie te zorgen voor meer flexibiliteit in effectieve transactiemail. Van de 65 medewerkers bij Data B Mailservice werken er 25 op de IT-afdelingen, terwijl er 14 zorgen voor de printproductie.

Print naast digitaal

Liana Willems-Klaster: “Sommige opdrachtgevers hebben hun documenten heel snel gedigitaliseerd, terwijl anderen langer vasthouden aan papier. We bieden ze op beide vlakken een breed pakket aan mogelijkheden. Daarmee kunnen ze ieder hun communicatie optimaliseren.” Ze noemt als voorbeeld het feit dat Data B. Mailservices voor ruim 100 instanties, zoals gemeentes en pensioenfondsen, als intermediair optreedt richting ‘MijnOverheid’. Via dat portal komen berichten over de APK-keuring of een WOZ-beschikking bij klanten en burgers terecht. “Dat kan zowel digitaal als in print.” Dankzij de in eigen huis ontwikkelde software kan aan berichten ook een digitale betaallink worden toegevoegd”, legt Willems-Klaster uit: “Dat zorgt ervoor dat er veel sneller wordt betaald.” Zo’n link kan ook als QR-code in print worden gebruikt.

Innovatie in print

Data B Mailservices besloot al in 2012 te investeren in full color inkjet. Een echte innovatie in print. Zowel de effectiviteit als de efficiëntie van print wordt hiermee vergroot. “Door het printen op voorbedrukte formulieren te vervangen door full colour producties op blanco papier word je veel flexibeler in de toepassing van print. Je kunt formulieren veel beter inrichten op de informatie die je wilt overdragen aan specifieke ontvangers. Met de juiste toelichtingen en eventuele bijlages. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld ook in het ontlasten van de callcenters. Er ontstaan namelijk minder vragen en onduidelijkheden.”
De opdrachtgevers zagen al snel de voordelen van deze nieuwe ‘white paper factory’-werkwijze. Zoals de mogelijkheid om snel aanpassingen aan de huisstijl of een logo te kunnen doen zonder voorraden te moeten weggooien. “Binnen een jaar hadden we 95 procent van de klanten omgezet van voordrukken naar full colour inkjet”, vertelt Willems-Klaster.

‘Binnen een jaar hadden we 95% van de klanten omgezet van voordrukken naar full colour inkjet’

 Verschuiving van printvolumes

De aanhoudende digitaliseringsslag in documentstromen zorgde tegelijkertijd voor een verschuiving van printvolumes. De oplages van bijvoorbeeld brieven en formulieren namen af. Daardoor werd het voor grote instellingen en instanties aantrekkelijker om die volumes niet langer in eigen huis te produceren, maar bij Data B Mailservices onder te brengen. Ook de krimp in de grafische sector zorgt ervoor dat er nu meer full color drukwerk, zoals folders, in het pakket zit. Door deze ontwikkelingen is het totale printvolume bij Data B Mailservices de afgelopen jaren vrijwel stabiel gebleven”, stelt Liana Willems-Klaster: “Maar in 2012 was de gemiddelde oplage van een opdracht nog 3.300. Nu is dat de helft.”
Het gevolg is natuurlijk dat het aantal verwerkingen is gestegen waardoor het aantal handelingen, bijvoorbeeld meer envelopwisselingen, ook is toegenomen. Hier heeft Data B. Mailservice op ingespeeld door haar enveloppeermachines uit te rusten met hoogwaardige enveloppenprinters.

‘In 2012 was de gemiddelde oplage 3.300. Nu is dat nog de helft.’

Print verdwijnt niet

Data B Mailservices blijft voortdurend investeren in innovatie om snel in te spelen op de marktontwikkelingen. “We moeten scherp blijven. Zeker in onze markt van transactiemail is de capaciteit en dus de concurrentie groot.” Eerder dit jaar werd daarom een nieuw hoogvolume inkjetproductiesysteem geïnstalleerd. Het systeem voldoet niet alleen aan de hoge eisen van kwaliteit en snelheid. Het onderscheidt zich bovendien ook door de compacte bouw van het systeem”, legt Willems-Klaster uit. “Dat resulteert in lage running costs en daarmee voor een sterke prijs/kwaliteitsverhouding.” En dat is nodig om print relevant te houden. “Als klanten volledig over willen stappen op digitaal, dan is dat wat mij betreft prima. We hebben daar goede oplossingen voor. Maar ik geloof toch niet dat print helemaal verdwijnt. Wel zal er steeds meer een afweging worden gemaakt. Kosten spelen daar, zeker ook bij overheidsinstellingen, een belangrijke rol in. Met het nieuwe systeem kunnen we daar nu weer een beter antwoord op geven.”

Wil je weten wat innovatie in print voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees dan eens dit artikel over de meerwaarde van personalisatie en laat je inspireren!