Zo richt je jouw organisatie in op de 1,5-metereconomie

donderdag 7 mei 2020

Nu de meeste mensen nog thuiswerken, is het raadzaam om je organisatie voor te bereiden op de 1,5-metereconomie. Zodat medewerkers straks veilig en gezond op kantoor kunnen werken, volgens de regels van de overheid. Hoe pak je dit aan? Ik geef graag enkele tips en adviezen.

1,5 meter afstand houden. Op de parkeerplaats, in hallen, gangen, kantoortuinen, meetingrooms, in liften en op trappen. Het ‘nieuwe normaal’ gaat verder dan alleen de bureaus op voldoende afstand van elkaar zetten en brengt serieuze uitdagingen mee voor organisaties. Hoe zorg je dat je goed bent voorbereid en medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt? Neem in je protocol náást de hygiënische aspecten – zoals desinfecterende handgel en ontsmetten – in elk geval de volgende punten mee.

1. Signing en looproutes

Zorg in de nieuwe 1,5-metereconomie allereerst voor professionele signing die direct in het oog springt. Zowel buiten als binnen. Met signing kun je looproutes bepalen, bijvoorbeeld via signaleringslint. Combineer dit met waarschuwingsstickers en bewegwijzering op deuren, muren en vloeren. Denk aan pijlen voor looprichtingen of rolbanners met de oproep om 1,5 meter afstand te houden en de handen regelmatig te wassen, inclusief een instructie met iconen hoe je dit grondig en goed doet.

2. Hygiëneschermen

Voorzie je organisatie tegelijk van hygiëneschermen, bijvoorbeeld in meetingrooms, tussen zitjes in hallen en tussen tafels in de lunchruimte. Hygiëneschermen zijn er in verschillende soorten en maten. Denk aan bureauschermen of schermen die speciaal ontworpen zijn voor receptie, balies en toonbanken. Er bestaan ook oprolbare (lichtgewicht) hygiëneschermen die je snel en eenvoudig kunt verplaatsen. Een goede oplossing voor wanneer je ruimtes flexibel wilt inrichten of aanpassen.

3. Meetingrooms en reserveringssysteem

Heb je ook al gedacht aan de maximale capaciteit van meetingrooms? Was er voorheen misschien plek voor 12 medewerkers in een meetingroom, in het ‘nieuwe normaal’ zijn dit er veel minder. Richt je meetingroom hierop in. Denk hierbij ook aan het reserveringssysteem. Voorkom dat medewerkers de ruimte toch voor 12 personen blijven boeken. Er bestaan handige om de nieuwe capaciteit eenvoudig aan te passen in je reserveringssysteem.

Hoe dat werkt? Dankzij een ‘smart meeting system integrator’ kun je via een online dashboard de getoonde capaciteit van meetingrooms flexibel op- en afschalen. Met de juiste integratie zien medewerkers dit dan ook direct vanaf hun laptop. Dit is een vrij laagdrempelige oplossing waarmee je de capaciteit van al je meetingrooms snel aanpast aan ‘het nieuwe normaal’. Medewerkers komen bij aankomst van de meetingroom dan niet voor verrassingen te staan en hoeven hier niet zelf achteraan te gaan bij de facility- of IT-afdeling.

4. Processen digitaliseren

Het nieuwe normaal betekent ook: thuiswerken maximaal faciliteren. Zo is in elk geval de nadrukkelijke oproep van de overheid. Medewerkers zullen meer dan ooit thuiswerken. Dan wil je dat de manier waarop we samenwerken, thuis hetzelfde is als op kantoor. Dat medewerkers thuis én op kantoor dezelfde ‘user experience’ ervaren.

Dit faciliteer je onder meer door processen te digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van documenten. Zodat medewerkers altijd en overal de essentiële informatie bij de hand hebben en zowel thuis als op kantoor lekker kunnen werken. Een must als zij steeds meer en vaker afwisselen van werkplek.

Een andere kans is het plaatsen van interactieve displays in meetingrooms. Hiermee stel je medewerkers in staat om via een persoonlijke batch al hun documenten en presentaties op te roepen die zij thuis hebben voorbereid. Dankzij deze interactieve displays hoeven zij niet langer hun documenten en apparatuur fysiek mee te nemen. Zo transformeer je met de juiste beheersoftware elke meetingroom tot een productieve ruimte waar medewerkers flexibel kunnen werken.

5. Poststukken digitaliseren

Tot slot een tip die weliswaar niet zozeer gaat over de inrichting van je kantoor, maar die momenteel wel speelt bij veel organisaties. Wat doe je met binnenkomende poststukken van medewerkers, als zij steeds vaker thuiswerken? Een shared service center biedt hiervoor een goede oplossing. Alle binnenkomende post wordt naar een shared service center gestuurd en daar gedigitaliseerd en doorgestuurd naar de desbetreffende ontvanger. Een shared service center bevindt zich vaak op een centrale locatie, maar het is ook mogelijk om dit op je eigen locatie in te laten richten. Zo beschikken je medewerkers ook thuis over hun noodzakelijke poststukken en dossiers.

Ben jij al klaar voor de 1,5-metereconomie?

Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijkheden om je organisatie zo optimaal mogelijk in te richten op de 1,5-metereconomie. Benieuwd welke dit zijn? Lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je optimaal inspeelt op ‘het nieuwe normaal’.

Whitepaper: effectief werken op afstand

Ben je benieuwd naar meer mogelijkheden om effectief samen te werken op afstand? Download het whitepaper en ontdek hoe je plaats- en tijdonafhankelijk werken optimaal faciliteert.