Terugblik webinar: van vergadertafel naar videoconferencing

donderdag 29 oktober 2020

Van de een op de andere dag ruilden we dit jaar onze fysieke vergadertafel in voor een online meeting(room). Nu organisaties de voordelen zien van hybride werken, is het zaak om te kijken naar een toekomstbestendige oplossing voor videoconferencing. Waar kun je op letten? En hoe richt je fysieke vergaderruimtes in op hybride werken? Kijk het webinar, doe je voordeel met de tips en ontdek de ervaringen van Van Leeuwen Buizen.

Onze manier van samenwerken is dit jaar ingrijpend veranderd. Voorheen werkten we vooral incidenteel thuis of op afstand. Nu wordt dit steeds meer de standaard. Ook in de toekomst verwachten de meeste organisatie hybride te blijven werken. Hiermee stappen we over van fysieke meetings naar audio- en videobellen in hybride vorm. Wat betekent deze nieuwe manier van werken wat betreft videoconferencing en vergaderruimtes?

Uniforme vergaderruimtes

Jan Hellenbrand is Specialist Communication Services bij Ricoh en deelt in het webinar een aantal aandachtspunten: “Bekijk welke typen ruimtes jouw organisatie heeft. Voldoet je huidige communicatieoplossing dan? Trainingen vinden bijvoorbeeld vaak plaats in grote vergaderruimten of auditoria. Hier worden hoge eisen gesteld aan beeld- en audiokwaliteit. Kleinere ruimtes lenen zich juist voor een brainstorm met collega’s. Hier wil je de AV-apparatuur wellicht aanvullen met een interactive whiteboard.”

Kwaliteit, beleving en gebruiksvriendelijkheid

Jan vult aan: “Ongeacht het type vergaderruimte wil je dat er altijd een optimale beleving van beeld en geluid is tijdens videoconferencing. Je wilt met elkaar samenwerken alsof je bij elkaar in één ruimte bent. Bij een online meeting(room) staan kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid voorop. Dan is het belangrijk dat je vergaderruimtes uniform inricht, met de juiste combinatie van hard- en software. Je wilt ook de security waarborgen. Doe dit in overleg met de IT-afdeling in je organisatie en kies voor A-merken die beschikken over de juiste certificaten.”

Beheer op afstand

Ook is het belangrijk om te kijken naar de beheersbaarheid van de apparatuur en achterliggende IT. Hoe regel je dit? Jan: “Je kunt dit zelf doen of uitbesteden. Bij uitbesteden kies je voor volledige ontzorging van de IT-afdeling door een externe partij. Je krijgt inzicht in gebruik en prestaties via realtime rapportages. Updates van software en apparatuur worden op logische momenten ingepland en verzorgd. Ook worden eventuele storingen zo mogelijk direct op afstand verholpen. Zo weet je zeker dat iedereen altijd en overal prettig kan video vergaderen. Thuis, onderweg of op kantoor.”

Hoe pakt Van Leeuwen Buizen het aan?

Maxime Keuzenkamp is Teamleider Affiliates bij Van Leeuwen Buizen. In het webinar vertelt ze hoe de organisatie alle vergaderruimtes, spreekruimtes, trainingsruimtes én de boardroom uniform heeft ingericht. “In deze tijd kun je niet zonder inspirerende vergaderruimtes met professionele AV-middelen. Of je nu een internationaal gezelschap ontvangt, brainstormt met collega’s of met klanten gaat video vergaderen. Daarom hebben we alle ruimtes voorzien van passende apparatuur. Afhankelijk van de soort ruimte vind je er een hoogwaardig beeldscherm, interactive whiteboard en mogelijkheden om volledig draadloos te presenteren. De ruimtes zijn zo uniform mogelijk ingericht, zodat medewerkers eenvoudig overal op dezelfde manier op afstand samen kunnen werken.”

Bekijk het webinar

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Van Leeuwen Buizen? Kijk het webinar terug:

Kijk ook het webinar ‘veilig je werkplek te betreden’. En ontdek hoe je via o.a. een online reserveringsysteem grip houdt op een optimale spreiding van medewerkers op kantoor.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.