Werken in de cloud: werk altijd en overal samen

dinsdag 17 januari 2023

De cloud maakt het mogelijk om altijd en overal samen te werken. Ook speel je met de cloud flexibeler in op de wensen van je klanten. Bovendien betaal je alleen voor wat je gebruikt, dus de kosten zijn flexibel en schaalbaar. Hoe pak je de transitie naar de cloud aan? En wat zijn de voordelen voor je organisatie? Ontdek alles over werken in de cloud in dit artikel.

• Wat is werken in de cloud?
• Waarom werken in de cloud?
• Voordelen van de cloud
• Hoe start je met werken in de cloud?
• Public cloud vs private cloud
• Hybride cloud
• Succesfactor voor werken in de cloud
• In de praktijk

Wat is werken in de cloud?

Met werken in de cloud zijn je applicaties en gegevens vanuit één centrale, veilige, online omgeving altijd en overal beschikbaar en toegankelijk voor iedereen in je organisatie. De cloud omvat daarbij alle online diensten die je gebruikt om sneller en slimmer samen te werken en data uit te wisselen.

Waarom werken in de cloud?

De cloud biedt flexibele opslagruimte: je kunt de capaciteit op- en afschalen naar behoefte. De cloud maakt het daarnaast mogelijk voor collega’s om tegelijkertijd in hetzelfde bestand te werken. Waar je ook werkt, de continuïteit is gewaarborgd.

En werken in de cloud biedt meer mogelijkheden. De cloud is als het ware één grote blokkendoos met kant-en-klare oplossingen die je kunt gebruiken. Of het nu gaat om het beschermen van je gegevens door back-ups elders te maken, tools die je kunt gebruiken om data te analyseren, beveiligingsoplossingen of chatbots; alles is er.

Met de cloud kan je organisatie bovendien beter innoveren, door geavanceerde cloudbased apps toe te passen. En optimale security is een gegeven. Met een goed beveiligde cloudomgeving is je cybersecurity voor een groot deel up-to-date.

Samengevat: werken in de cloud bevordert efficiënt en effectief werken. En medewerkers verwachten ook dat je dit als organisatie faciliteert. Daarom is het belangrijk om mee te gaan in digitale ontwikkelingen, waaronder zakelijk werken in de cloud.

Voordelen van de cloud

Tot enkele jaren geleden was vooral kostenbesparing een belangrijk argument om te werken in de cloud. Nu zijn de voornaamste redenen cybersecurity, innovatie, creatie van nieuwe oplossingen, procesoptimalisatie, flexibiliteit en bedrijfscontinuïteit. Hieronder leg ik ze verder uit:

1. Cybersecurity: cloudproviders kunnen deze cloud-omgeving sterk beveiligen. Hiermee kunnen de providers en de cloud cyberdreigingen en -aanvallen op tijd herkennen en neutraliseren. De cybersecurity van je organisatie is hierdoor krachtiger.
2. Innovatie: een werkplek in de cloud is de ideale voedingsbodem voor innovaties, waaronder Artificial Intelligence. Plus: in de cloud heb je altijd toegang tot de nieuwste tools, apps en functionaliteiten. En zelf applicaties ontwikkelen, implementeren en op de markt brengen gaat via de cloud ook veel sneller.
3. Procesoptimalisatie: Artificial Intelligence gaat in de toekomst een grotere rol spelen in procesoptimalisatie. AI maakt het mogelijk om online devices in de cloud met elkaar te verbinden. Dit zorgt voor snellere en betere data-uitwisseling. Dit verbetert de communicatie én de snelheid van projecten.
4. Flexibiliteit: in de cloud werken betekent dat jouw organisatie flexibeler kan inspringen op veranderingen, denk aan de veranderende wensen van de markt en aan maatschappelijke gebeurtenissen.
5. Bedrijfscontinuïteit: door soepel mee te bewegen met grote veranderingen, behoudt en verbetert je organisatie bedrijfscontinuïteit op meerdere vlakken, omdat:
   • het risico op uitval van bedrijfssystemen heel laag is;
   • de cloud meeschaalt met de organisatie van de gebruiker;
   • je je IT-omgeving naadloos kunt aanpassen op je veranderende organisatie, door slim gebruik te maken van de verschillende blokken die er aanwezig zijn in de spreekwoordelijke blokkendoos van de cloud.

Hoe start je met werken in de cloud?

De eerste stap naar werken in de cloud is er tijd voor vrijmaken. Een gemiddelde IT-afdeling is 65% van de tijd bezig met IT-voorzieningen in stand houden. Terwijl de cloud dit al voor je kan doen. Om goed te kunnen werken in de cloud, is een cloudstrategie nodig.

Dit is gelijk de tweede stap. In de cloud werken bestaat niet alleen uit bestaande systemen en applicaties overhevelen naar de public cloud. Je kunt ook voor een combinatie met de private cloud kiezen.

Daarnaast is het soms raadzaam om niet alle systemen over te zetten naar de cloud-omgeving. Bijvoorbeeld wanneer een aantal systemen alleen goed werken als ze draaien op verouderde (legacy-)systemen. Dit wordt de on premise-omgeving genoemd. In dat geval creëer je een hybride cloud. Een combinatie van:

• de on premise-omgeving én de public cloud,
• de on premise-omgeving én de private cloud of
• de public cloud én de private cloud.

Public cloud vs private cloud

Of je voor de public of de private cloud kiest, is afhankelijk van de aard en de gevoeligheid van de data in je organisatie. De private cloud is beter voor gevoelige data, terwijl de public cloud goed werkt voor alle overige data.

Hybride cloud

Soms is het beter om een hybride cloud te kiezen. Het voordeel van een hybride cloud is dat de migratie naar de cloud in stappen kan. Daarnaast heeft ieder onderdeel van de hybride cloud zijn eigen voordelen:

• On premise én private cloud: slim om in te zetten bij gevoelige data en/of snelle processen
• Public cloud: hierin kun je gebruikmaken van de verschillende tools en applicaties die aanwezig zijn in de spreekwoordelijke blokkendoos van de cloud. Ook kun je je eigen applicaties innoveren. Je betaalt alleen voor de tools en applicaties die je gebruikt.

Succesfactor voor werken in de cloud: je medewerkers

Zakelijk werken in de cloud vraagt om een goede voorbereiding van de migratie. Een belangrijke succesfactor zijn je mensen. Neem alle medewerkers daarom mee in de nieuwe manier van werken:

• Breng je medewerkers op de hoogte: de nieuwe manier van werken zal voor sommige medewerkers wennen zijn. Daarom is het belangrijk om de noodzaak én de voordelen van werken in de cloud toe te lichten.
• Stem af op behoeftes: medewerkers zijn gewend om werkzaamheden op een bepaalde manier uit te voeren. Ook als het gaat om de systemen die worden geïntegreerd naar de cloud. Inventariseer de behoeftes van medewerkers, om ervoor te zorgen dat zij prettig en soepel kunnen werken in de cloud. Evalueer deze behoeftes periodiek, ook na de livegang.
• Toegang tot systemen: vervolgens kun je inventariseren welke medewerkers toegang moeten krijgen tot ieder systeem en iedere applicatie die naar de cloud migreren.
• Hybride cloud: om de verandering geleidelijk door te voeren voor alle medewerkers, is de hybride cloud wellicht een goede eerste stap. Dit maakt de start met zakelijk werken in de cloud Daarnaast kunnen medewerkers uiteindelijk beter met de cloud overweg.

In de praktijk: Pré Wonen kiest voor werkplek in de cloud

Steeds meer organisaties kiezen voor werken in de cloud. Pré Wonen is één van die organisaties: de woningcorporatie verruilde het Citrix-platform voor een Azure-platform in de cloud. Waarom koos de organisatie voor werken in de cloud? En welke resultaten leverde dit op?

Pré Wonen koos specifiek voor zakelijk werken in de cloud. De wens was namelijk om de IT te laten meebewegen met de aantallen gebruikers, om zo flexibel in te spelen op de vraag vanuit de organisatie. Pré Wonen koos hierbij voor een toekomstbestendig Azure-platform in de cloud. Daarbij werden voor iedere medewerker een hybride werkomgeving én een werkplek in de cloud ingericht.

Myron Nicholson, Manager Facilitair en ICT bij Pré Wonen, vertelt meer over werken in de cloud: “Door deze nieuwe servers is onze organisatie van on premise overgestapt op de cloud. Die omgeving werkt een stuk sneller en iedereen heeft nu een werkplek in de cloud. Al onze medewerkers beschikken over een eigen laptop, waarmee ze altijd en overal aan de slag kunnen.”

Lees de case voor alle cloud-ervaringen van Pré Wonen.

Werkplek in de cloud: de volgende stap

Nu je hebt gekozen om te gaan werken in de cloud, resteert nog een belangrijke vraag: hoe pak je de migratie aan? In de cloud werken vraagt om een gedetailleerd plan. Wil je álle handvaten hiervoor in één oogopslag hebben, download dan dit IT-paper.

Dit artikel is een bijdrage van Avantage, een Ricoh company.