Werkplekinrichting: creëer balans tussen thuiswerken en op kantoor

donderdag 15 juli 2021

De geest is uit de fles: medewerkers willen voortaan hybride werken. Dan is het belangrijk dat de thuiswerkplek en het kantoor optimaal op elkaar zijn afgestemd. Zodat medewerkers net zo graag op kantoor werken als thuis. Hoe zorg je voor de ideale balans tussen werken op kantoor en thuiswerken? Ontdek hoe je hier met werkplekinrichting op kunt sturen.

Als er de afgelopen tijd iets duidelijk is geworden, dan is het dat een groot deel van de kantoormedewerkers de voorkeur geeft aan een hybride werkvorm. Uiteenlopende onderzoeken en rondvragen in organisaties tonen dat aan. Uit onderzoek van TNO onder zo’n 10.000 deelnemers, blijkt bijvoorbeeld dat bijna 1 op de 4 medewerkers na de coronacrisis grotendeels wil blijven thuiswerken. 43% combineert het thuiswerken daarnaast ook graag met werken op locatie.

Het gemak van thuiswerken

Uit de vele onderzoeken blijkt dus dat medewerkers het thuiswerken wel prima vinden. Dat is ook niet zo vreemd. De afgelopen periode hebben we het gemak ervaren van o.a. minder reistijd, een flexibele dagindeling, virtueel vergaderen en online samenwerken. Naast dat er een nadrukkelijke wens is van medewerkers, zijn de grootste vakbonden momenteel ook bezig om hybride werken op te nemen in de cao-akkoorden, in een aantal cao’s is het recht op hybride werken al vastgelegd.

Thuiswerkplek inrichten

Als werkgever is het dus van belang om voor te sorteren op deze ontwikkelingen. En ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek van medewerkers optimaal is ingericht. Uit het onderzoek van TNO blijkt dat hier nog winst te behalen valt. 45% van de deelnemers gaf aan behoefte te hebben aan extra middelen voor een goede en prettige werkplek.

Tips voor de thuiswerkplek

Wat kenmerkt een goede thuiswerkplek? Dit hangt natuurlijk mede af van het werk en de voorkeuren van de desbetreffende medewerker, maar denk bijvoorbeeld aan:

• Minimaal 2 hoogwaardige beeldschermen (een tweede beeldscherm verhoogt de productiviteit met zo’n 27%).
• Ergonomische faciliteiten zoals verstelbare zit-sta-bureaus en bureaustoelen.
• Een goede (draadloze) headset, zodat medewerkers tijdens een vergadering, of overleg kunnen bewegen / rondlopen.

Duidelijke kantoorfunctie

Tegelijk wil je dat het ook aantrekkelijk blijft voor medewerkers om naar kantoor te komen. Dan is het belangrijk dat het kantoor een duidelijke functie heeft én op bepaalde punten meerwaarde biedt ten opzichte van thuiswerken. Zodat je stuurt op een goede balans tussen thuiswerken en werken op kantoor. Je wilt voorkomen dat medewerkers liever thuiswerken, omdat kantoor niet de juiste faciliteiten biedt om hybride te werken.

Inspireer en richt ruimtes optimaal in

Het kantoor moet allereerst een inspirerende plek zijn. En de technologie moet er minstens zo goed (zo niet beter) werken dan thuis. Het kantoor is dan ook niet zomaar een ruimte met wat stoelen en bureaus. Om meerwaarde te creëren is het belangrijk dat je nadenkt over een optimale inrichting van de ruimtes. Ook hier is die inrichting mede afhankelijk van de behoeften van medewerkers, maar denk bijvoorbeeld aan:

• Ruimtes voor brainstormen
  Bijvoorbeeld met een collaboration board als digitale flip-over. Waarop medewerkers soepel aantekeningen kunnen maken en online documenten kunnen delen, ook in een hybride setting.
• Ruimtes voor focusactiviteiten
  Met voldoende rust en middelen om o.a. ongestoord te kunnen werken, bellen videovergaderen. Voorzie medewerkers van een headset die het omgevingsgeluid dempt.
• Ruimtes voor vergaderen
  Om soepel te (video)vergaderen in een groter gezelschap. Zorg dat deze ruimtes zijn uitgerust met de juiste apparatuur, zoals camera(‘s) en een hoogwaardige geluidsinstallatie. Houd hierbij rekening met de grootte van de ruimte. Dit bepaalt welke apparatuur geschikt is. In mijn vorige artikel deelde ik enkele tips.

Let op multifunctionaliteit

Wil je het helemaal goed doen, denk dan ook na over multifunctionele hybride ruimtes. Richt je ruimtes bij voorkeur zo in dat deze geschikt zijn voor verschillende activiteiten. Want als medewerkers kunnen vertrouwen op voldoende ruimtes met uniforme apparatuur die áltijd werkt, dan creëer je pas echt meerwaarde. En stimuleer je uiteindelijk een goede balans tussen thuiswerken en werken op kantoor.

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.