Zo houd je de regie over je financeproces

donderdag 4 augustus 2022

Hoe zorg je dat je als finance-professional effectief kunt sturen op strategisch niveau? En niet ‘verzandt’ in tijdrovende, operationele werkzaamheden? In deze derde aflevering van de podcast DigiFinance praat ik, Marcel van der Steen, met Patrick Aben – expert digitale transformatie – over hoe je via dashboarding en analytics je KPI’s realtime monitort. En zo objectief inzicht krijgt in je resultaten en financeproces.

Voordat we ingaan op dashboarding, eerst even dit: bespreek van te voren met elkaar waar je het over hebt. Er ontstaat in de praktijk meer dan eens verwarring over terminologie. Neem ‘winst’. Bedoel je dan de brutowinst of de nettowinst? Of misschien heeft je collega het wel over de profit margin of contribution margin? Bespreek met elkaar wat je verstaat onder een bepaalde term, zodat je zeker weet dat iedereen over hetzelfde praat.

Rapport vs. dashboard

Heb je de definities besproken, dan kun je dit terugbrengen in een rapport of dashboard. Maar wat is eigenlijk het verschil? Patrick legt uit: “Een rapport is in principe één bestand dat bestaat uit één of meerdere pagina’s. Het omvat informatie over één onderwerp, bijvoorbeeld de winst. En er wordt gebruikgemaakt van één dataset. Met een rapport kijk je terug: hoe deed mijn bedrijf het de afgelopen maand?”

Een dashboard is daarentegen een realtime overzicht van meerdere rapportages. In één oogopslag zie je door middel van de gevisualiseerde data hoe je bedrijf ervoor staat. Je ziet meerdere datasets van verschillende kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) op één plek. Het is net als een dashboard in de auto, waarop je de snelheid en het aantal toeren ziet, maar ook de brandstofmeter en lampjes die gaan branden als er iets mis is. Met een dashboard zie je direct wat goed gaat en waar knelpunten zitten. En kun je dus makkelijker bijsturen.

Gevoel vs. feiten

“Met een dashboard kun je checken of het gevoel dat je hebt over je business klopt”, vertelt Patrick. “Vaak zie je dat organisaties een bepaald beeld hebben van hun proces. Iets gaat bijvoorbeeld goed of juist slecht. Heel vaak is dat gebaseerd op hun gevoel en niet op feiten. Daarom zie ik dashboards met daarin de KPI’s ook als een hulpmiddel om een nulmeting te doen: hoe loopt het proces nu feitelijk en klopt dat ook met het gevoel dat ik daarbij heb? Het geeft je ook inzicht in een proces: misschien heb je het onderschat en is dit veel complexer dan je altijd dacht. Of misschien zie je juist veel meer handmatige stappen in een proces. Het is dus ook een bron voor verbetering.”

KPI-denken en e-facturen

Wat zijn nu handige KPI’s om inzicht in te hebben? Zelf vind ik het percentage e-facturen altijd heel waardevol. Dus: hoeveel e-facturen ontvang je? Dit is nuttig, omdat e-facturen eenvoudiger te verwerken zijn dan bijvoorbeeld pdf’s. Handmatige handelingen door de crediteurenadministratie zijn minder vaak nodig, waardoor je de verwerkingstijden verkort. Hierdoor kun je keuzes maken in leveranciers of met leveranciers in gesprek gaan die geen e-facturen aanleveren.

KPI: first time match rate

Patrick vertelt: “Ik vind de first time match rate interessant. Hiermee ontdek je hoeveel facturen in één keer worden goedgekeurd door je systeem, dankzij automatische matching met een order of betaalplan. Hoe hoger de match rate, hoe efficiënter de factuurverwerking en hoe korter de doorlooptijden. Dat is een voordeel: je hoeft minder te administreren en alléén nog te kijken naar de uitzonderingen. Dat scheelt tijd en kosten.” Uiteraard bestaan er nog veel meer nuttige KPI’s, die vaak ook al als standaard zijn opgenomen in de tooling. In de podcast vertellen we je hier alles over.

Continuous improvement
Samengevat: KPI’s kunnen ertoe leiden dat je meer haalt uit wat je al had. Patrick: “Dashboarding geeft input voor continuous improvement. Waar wil je op sturen? Waar wil je concreet naartoe werken? Je kunt meteen actie ondernemen!”

Big brother

Toch kunnen al die inzichten een gevoel geven van ‘big brother is watching you’. Maar dit is onterecht! Het gaat niet om controleren, maar om het signaleren van lopende zaken die je kunnen helpen om dingen beter of anders te doen. Het gaat om het creëren van focus. Transparantie is dus input voor meer grip, maar ook begrip.

Duik dieper de data in

Patrick voegt toe: “Doe geen aannames, maar gebruik die transparantie om dingen te constateren. Meet je bijvoorbeeld dat collega A minder facturen verwerkt dan collega B? Dan zou dat kunnen betekenen dat collega A minder hard werkt. Maar als je verder kijkt in de data, zie je misschien dat hij veel ingewikkeldere facturen verwerkt dan collega B, waardoor hij meer tijd nodig heeft.”

Gebruik die dashboards!

Tot slot twee tips. Patrick begint: “Een bedrijf moet vandaag de dag scherp zijn op kansen. Als jij het niet doet, doet een concullega het wel. Zie dus de waarde van je dashboards in en gebruik ze waarvoor ze bedoeld zijn.” Mijn tip is om eens te beginnen met maandelijks je dashboards erbij te pakken. Hoe sta je ervoor? Zo heb je vroegtijdig zicht op de kansen die er liggen en voorkom je knelpunten. Je krijgt meer grip op je proces en neemt de regie over je business.

Luister de podcast

Benieuwd naar wat we nog meer bespraken? Luister de derde aflevering van de podcastserie DigiFinance. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.

E-book: Source to Pay

Ontdek hoe je als organisatie grip houdt op zowel het inkoop als het financiële proces. Zodat dit bijdraagt aan een optimale cashflow en liquiditeitspositie. Download het e-book.